Le travail collaboratif fait aujourd’hui partie intégrante de notre société actuelle puisqu’il permet d’accélérer la prise de décision, booste l’efficacité des process et améliore donc la productivité. C’est somme toute logique puisque que pour être productif dans une entreprise, il faut communiquer et partager des informations entre tous les membres de l’équipe. Néanmoins, il est nécessaire de détenir les bons outils de travail collaboratif pour l’exécuter correctement.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est un travail exécuté en commun par plusieurs personnes mutualisant leurs compétences et leurs connaissances, et s’organisant de manière à ce que leurs actions aboutissent à un résultat dont ils sont collectivement responsables.

A l’ère où les technologies de l’information et de la communication connaissent un essor sans précédent, le travail collaboratif est d’autant plus facile à mettre en œuvre et de plus en plus d’entreprises optent pour ce mode de travail qui place tous les membres du groupe sur le même plan.

En effet, avec le travail collaboratif, la responsabilité est globale et collective, le travail se fait en commun et s’effectue par accumulations et modifications permanentes. Pour ce faire, l’entreprise doit se doter d’outils adéquats.

Une suite bureautique partagée

La suite bureautique est apparue en même temps que l’informatique professionnelle et ne cesse d’évoluer. Désormais, elle fait partie intégrante des solutions de collaboration intégrées qui facilitent le travail en équipe.

• Microsoft 365

Microsoft Office est sans doute le groupe de logiciels bureautique le plus utilisé autant par les professionnels que les particuliers. Microsoft a fait évoluer ses principaux composants Word, Outlook, Excel et Powerpoint afin d’en faire une référence en la matière, en procédant à l’ajout ponctuel de nouvelles solutions.

Office 365 répond parfaitement aux besoins collaboratifs des utilisateurs. Chacun des membres d’une organisation pourra partager ses contacts, son agenda… et mettra à disposition de ses collaborateurs (internes ou externes) des documents sur des services supportées par le Cloud tels que Teams, OneDrive ou Sharepoint.

Les participants à un projet pourront alors consulter, modifier ou coéditer les fichiers disponibles.

• G Suite

Google Suite est un service de suite bureautique, accessible uniquement en mode « online » permettant de stocker et de partager des fichiers sur le Cloud. G Suite regroupe Google Docs, Google Sheets, Google Slides et Drawlings. Cette suite bureautique permet de procéder à la modification de documents, de feuilles de calcul, de présentations, de graphiques, de formulaires, etc. Chaque utilisateur peut accéder aux fichiers partagés publiquement sur Google Drive grâce aux différents moteurs de recherche.

Vous pouvez consulter notre article qui compare justement Office 365 et Google Suite.

Un outil de stockage et de centralisation des données

L’avènement d’Internet et l’essor des services SaaS facilite le stockage, le partage en temps réel et de manière permanente de fichiers, documents et informations. Le travail collaboratif nécessite un outil de ce type pour partager facilement et en quelques clics des données aux membres de l’équipe, à la direction et aux partenaires autorisés.

Ces outils permettent également la centralisation de l’information et sa mise à disposition aux collaborateurs, ce qui est l’essence même de l’entreprise. Cela permet à toute l’équipe d’être sur le même niveau d’information, sans risque d’omission ou de perte au sein des services.

• OneDrive Entreprise

Disponible sur Android, iOs, Windows et Mac, OneDrive Entreprise est un service lancé en 2007 sous le nom de Windows Live Folders et rebaptisé Microsoft OneDrive en 2014. Il s’agit d’un espace de stockage en ligne accessible à tous les utilisateurs qui disposent d’un abonnement Microsoft Office 365. Chaque utilisateur de OneDrive entreprise dispose d’1To de stockage. Il peut donc y sauvegarder ses documents mais aussi les partagés avec les membres autorisés de son organisation et certains partenaires extérieurs.

En tant qu’outil collaboratif, OneDrive facilite le travail de tous les membres d’une équipe. Il permet de travailler directement sur la version Cloud d’un fichier et de voir aussi les autres personnes qui y sont présentes et qui y travaillent. Chaque utilisateur et son intervention est signalé par un curseur de couleur spécifique. Les utilisateurs peuvent également travailler sur un document en mode hors ligne. Les modifications seront synchronisées lors de sa prochaine connexion.

• Dropbox

Dropbox est un espace de stockage gratuit ou payant en ligne (le tarif variant selon la capacité de stockage souhaité). A l’instar de Google Drive, il est possible d’y accéder en local ce qui permet la consultation et l’édition d’un document hors ligne. Dès que l’appareil utilisé est à nouveau connecté à internet, la synchronisation de chaque fichier dans l’application web se fait automatiquement.

Un outil de communication facilitée

Les outils collaboratifs intègrent pour la plupart de nombreuses fonctions pour la communication en temps réel. Ils permettent notamment de répartir les tâches dans les tableaux de bord individuels, de partager les progressions, et d’effectuer différentes discussions dans l’espace commentaires. Certaines applications combinent aussi des fonctions de messagerie instantanée, de visioconférence ou de partage de fichiers …

• Slack

Slack est un outil lancé en 2014 qui a déjà séduit beaucoup d’entreprises, les plus petites autant que les plus grandes structures. Au mois de juillet 2016, le nombre d’utilisateurs s’est élevé à 1,4 millions d’actifs par jour. Slack doit son succès fulgurant à son interface particulièrement ludique et attrayante.

La messagerie instantanée de Slack contraste avec les emails et offre plus d’interactivité, tout en ayant un côté moins formel grâce à l’utilisation des like, des hashtags, des mentions, ainsi que des GIFs. En outre, Slack a aussi comme avantage d’intégrer de très nombreuses applications tierces comme Dropbox, Asana, Trello, Google Drive ou encore Twitter. Cet outil a aussi un moteur de recherche amélioré et ses chatbots sont très appréciés.

Ainsi, Slack propose différentes fonctionnalités à ses utilisateurs, comme la visualisation des fichiers sous format PDF, la personnalisation de l’interface, la simplicité de changement de teams et de channels sur iOS, la possibilité de lire les fichiers vidéo et musicaux, …

Slack prévoit sous peu de donner la possibilité de passer des appels vidéo et un partenariat avec Google est prévu pour très bientôt, ce qui laisserait augurer une intégration de Slack dans G Suite.

• Teams

Dernier né de Microsoft, Teams a été dévoilé en novembre 2016. Il s’agit d’un outil intégré à Office 365 : c’est un peu le « hub » des outils et services disponibles dans les abonnements. Microsoft Teams est assez semblable à Slack, tant au niveau de l’interface que des fonctionnalités (fonctions de messagerie, créations de groupes et de canaux, possibilités de personnalisation, connecteurs et bots intégrés…).

Teams a surtout comme principal avantage de permettre de passer des appels vidéo et d’intégrer d’autres outils propres à Microsoft, notamment la suite bureautique Office. Cet outil est donc idéal pour la gestion des projets et équipes en utilisant Planner, la visualisation et la modification de documents, … Grace à ces diverses imbrications, les membres d’une équipe Teams pourront retrouver sur n’importe quel support et à n’importe quel moment sur leur espace Teams, l’ensemble des documents échangés, qu’ils soient initialement stockés dans OneDrive ou SharePoint.

Il est aussi possible d’y ajouter des applications externes comme Asana, Hootsuite, Zendesk. Le système de messagerie de Teams est assez similaire à Slack, et a un côté ludique avec la possibilité d’envoyer des GIFs, des emojis ou encore des stickers.

Un gestionnaire de tâches

Les outils collaboratifs offrent la possibilité de planifier et de gérer des tâches grâce à des options de visualisation claires. Les fonctionnalités proposées permettent la répartition des ressources et simplifient l’organisation du travail. Ces gestionnaires de tâches sont aussi de plus en plus utilisés pour l’analyse des processus de travail et des états d’avancement.

• Teamwork

Teamwork est un logiciel de gestion de tâches très riche en fonctionnalités qui permet d’éviter les dérives et les retards de livraison ou de réalisation. Les projets de travail en équipe peuvent être gérés facilement grâce à la création de flux de travail plus intelligents.

Teamwork améliore aussi la performance en réduisant les écarts de communication et en catégorisant les tâches de manière à ce que les plus importantes puissent être traitées en priorité. Les principales fonctionnalités de l’outil comprennent la gestion et le suivi des tâches et délais, les diagrammes de Gantt, les rapports instantanés de haut niveau, etc.

• Trello

Trello est un outil collaboratif disponible par application Web mais aussi mobile (iOS et Android) qui permet la coordination des tâches grâce à des tableaux de bord clairs. Il est possible d’y ajouter les autres fonctionnalités comme le calendrier ou la connexion Cloud.

La version de base gratuite n’offre qu’un choix restreint d’extensions. Il faut opter pour les packs « Business Class » qui coûte 9.99 dollars/mois/utilisateur et « Enterprise » qui vaut 20 dollars/mois/utilisateur pour accéder aux power-ups premiums et aux intégrations GitHub, Dropbox et bien d’autres encore.

• Planner

Planner est une application collaborative disponible dans les abonnements Office 365. Cet outils est notamment très utilisé lorsqu’il est intégré à une équipe Teams. Il permet de créer et d’attribuer des taches. Les fonctionnalités de tri permettent aux utilisateurs de visualiser rapidement les taches qui leur sont attribuées et le caractère d’urgence de celles-ci.

Un agenda collaboratif

La plupart des outils collaboratifs en ligne permettent de tenir aisément un agenda collaboratif. Les fonctionnalités sont assez similaires d’un outil à l’autre et s’adaptent aux besoins d’organisation professionnels.

• Outlook

Outlook est un outil permettant la création et le partage de calendriers avec d’autres utilisateurs pour organiser le travail en équipe. Il est possible de planifier un événement et d’en préciser la date, l’horaire, le lieu, la durée ou encore la fréquence puis d’en informer les collaborateurs et autres membres de l’équipe qui seront notifiés par email.

Outlook permet aussi de s’abonner aux calendriers que d’autres utilisateurs ont créés. L’outil dispose d’un calendrier rattaché qui intègre des fonctionnalités de rappels et de notifications pour chaque événement à venir. Il est également possible de rattacher à chaque évènement des notes ou documents.

• Google Agenda

Google Agenda est un outil disponible sur web et mobile. Il s’agit d’une application de productivité rattachée au service de messagerie Gmail, comme Google Docs, Google Plus et Google Drive.

Google Agenda permet de procéder à la création d’agendas et de les partager avec les collaborateurs, même ceux qui n’utilisent pas l’application. Il est possible de partager un agenda avec plusieurs utilisateurs, lesquels pourront le consulter et le modifier quand ils le désirent.

Outre la création et la description d’événements, Google Agenda permet aussi le paramétrage des notifications avant chaque événement et des droits des utilisateurs avec qui l’agenda est partagé, l’ajout des pièces jointes à un événement (depuis Google Drive ou par le téléchargement d’un fichier depuis son ordinateur). Les événements et les différents agendas peuvent d’ailleurs être codifiés par couleur afin d’en faciliter l’organisation.

A l’ère de la transformation digitale, quels outils faut-il exploiter ?

Les outils collaboratifs, dont Microsoft Office 365, ont des avantages considérables dans une organisation collaborative qui s’effectue parfois à distance. En effet, ils permettent de partager des informations en temps réel sans avoir à installer plusieurs applications ou à changer d’interface à chaque fois. Cela a l’avantage de permettre aux utilisateurs de se focaliser sur l’essentiel et de ne pas avoir à jongler avec plusieurs outils à la fois, ce qui peut être chronophage et compliqué. Les outils collaboratifs permettent également une meilleure communication interne et externe.     

Les critères pour choisir un outil collaboratif

Il existe aujourd’hui une multitude d’outils dans le domaine du travail collaboratif et il en paraît de nouveaux tous les jours. Pour choisir celui qui convient à votre entreprise, il faut avant tout cerner vos besoins et ensuite se baser sur les critères ci-après : 

• Les fonctionnalités 

Même si à première vue, vous pensez avoir trouvé l’outil collaboratif qui convient à votre entreprise, il faut tout d’abord se projeter vers l’avenir et de se faire une idée des fonctionnalités qui vous seront utiles dans la continuité de votre activité. Un bon outil collaboratif est évolutif et économique dans la mesure où il permet la centralisation de toutes les informations liées au travail d’équipe.  

• La facilité d’utilisation 

Comme un outil collaboratif est censé faire gagner du temps et de l’argent, il faut qu’il soit facile à prendre en main, autrement dit, simple d’utilisation. Pour ce faire, il doit pouvoir être administré de manière à ce que chaque collaborateur puisse avoir une visibilité personnalisée à son besoin et les tâches à effectuer.  

• Un outil économique 

Avec l’avènement du SaaS, les entreprises ont aujourd’hui l’avantage d’avoir à disposition des outils collaboratifs accessibles ne nécessitant pas de matériel spécifique ou de frais d’installation. Un bon outil doit être accessible en souscrivant à un abonnement modulable en fonction des besoins.   

• La qualité de service  

Un bon prestataire doit proposer des services de qualité afin que le travail collaboratif s’effectue dans les meilleures conditions possibles. L’éditeur doit être de bon conseil et être capable d’accompagner l’entreprise dans la structuration de son travail.  

Il existe de nombreux outils collaboratifs qui peuvent aider l’entreprise à mieux s’organiser et qui permettent aux équipes de communiquer facilement. L’essentiel est d’opter pour l’outil qui correspond le mieux au contexte et aux besoins de l’entreprise. Ainsi, il est nécessaire de déterminer au préalable les critères qui feront qu’un outil va être performant ou adapté à la structure.