L’une des clés de voûte de la communication au sein d’une société repose sur le choix de sa solution de messagerie pro. En effet, le mail est votre principal outil de communication : vos collaborateurs envoient aujourd’hui plus de mails qu’ils ne passent de coups de téléphone (ou presque !). Vos boîtes mail sont un vivier d’informations à conserver ou non. Voyons ici quelques « bonnes pratiques » pour une organisation optimisée de votre messagerie professionnelle.
1- Communiquer avec un nom de domaine
Nous ne reviendrons pas sur l’importance d’avoir votre propre nom de domaine plutôt qu’une adresse email de messagerie gratuite. Vos emails sont votre premier vecteur de communication : communiquez votre nom !
A lire : 7 bonnes raisons d’opter pour une adresse mail professionnelle
2- Avoir une communication normalisée
Un mail n’est pas banal. Une communication d’entreprise doit être normalisée. Une charte graphique doit être transmise à vos collaborateurs. Même si le système le permet, évitez des polices de caractère ou des couleurs trop originales. Opter pour de bonnes pratiques vous aidera dans la gestion de vos emails professionnels.
3- Bien renseigner l’objet de l’email
Evitez d’envoyer un email professionnel avec un objet absent ou mal renseigné. Les outils de filtration anti-spam pourraient vite qualifier votre envoi comme courrier indésirable. De plus, un objet bien renseigné facilitera le traitement et le tri de votre email par votre destinataire.
4- Attention aux pièces jointes dans vos emails professionnels
Les échanges de documents peuvent se faire par pièce jointe, mais ce mode de transmission n’est pas toujours le plus approprié. Pensez à des outils comme SharePoint de Microsoft qui permettent le partage de documents et de données en toute sécurité.
A lire : Messagerie pro, 6 pistes pour gérer ses mails au quotidien
5- Organiser votre boîte de réception
Les flux de mails sont de plus en plus importants, organisez votre boîte de réception comme une boîte aux lettres traditionnelle en n’y laissant que les mails non traités. Grâce à cette méthode, votre boîte de réception devient une « liste à faire ».
6- Créer des règles de réception
Toujours dans cette optique d’organisation, pensez à créer des règles automatiques de réception pour vos emails. Ils seront directement classés dans les bons dossiers.
7- Supprimer les messages
Certains emails ne représentent aucun intérêt à être conservés, vous savez ces emails de 2002 que vous n’avez jamais relus ! Supprimez-les pour ne pas encombrer votre boîte de réception ni votre espace de stockage.
8- Archiver les messages
Certains messages par contre nécessitent d’être conservés (le « bon pour accord » d’une commande, une réclamation…). Archivez vos messages importants mais directement dans votre dossier serveur dédié.
9- Gérer le courrier indésirable
Ajustez et personnalisez les filtres anti-spam de votre boîte de réception. Vos boîtes aux lettres électroniques sont suffisamment encombrées avec vos réceptions quotidiennes pour en rajouter avec d’innombrables publicités. Attention au messageries professionnelles gratuites qui peuvent avoir des failles notamment au niveau de la sécurité.
A lire : Messagerie professionnelle, la gestion des courriers indésirables sur Outlook
10- Nettoyer votre boîte de réception
Vous pouvez paramétrer un effaçage automatique de vos mails en corbeille à chaque fermeture de votre boîte aux lettres.
11- Le mail n’est pas toujours nécessaire
Pensez à vos outils de messagerie instantanée entre collaborateurs. Des outils comme Skype Entreprise favorise par exemple les échanges rapides et non formels.
