Le fichier des écritures comptables, communément appelé FEC est un document qui doit être communiqué à l’administration fiscale lors de la vérification de comptabilité. Que contient le FEC ? Quand faut-il le remettre au vérificateur de comptabilité ? Quelles sont les entreprises qui sont concernées par ce document ? Y a-t-il des sanctions en cas de non présentation ? Ci-dessous toutes les réponses à ces questions, pour tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC).

Qu’est-ce que le Fichier des Écritures Comptables (FEC) ?

Le FEC est un document permettant au vérificateur de s’assurer que les documents comptables et les déclarations fiscales déposées correspondent. Depuis le mois de janvier 2014, les vérifications qui sont menées par le fisc commencent toujours par la remise de ce fichier.

Une fois la remise du fichier effectué, le fisc a un délai de trois mois pour procéder à ses contrôles. L’article 1729-D du Code général des impôts prévoit les sanctions et amendes encourues en cas de défaut de non-présentation du FEC.

Qui est concerné par la production et la remise du fichier des écritures comptables ?

Toutes les entreprises sont concernées et doivent impérativement présenter des documents comptables, notamment celles qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée. En outre, sont concernées également les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, BA et BNC.

Néanmoins, les entreprises soumises au régime micro-entreprise sont dispensées et il en est de même pour les auto-entrepreneurs (même ceux qui tiennent leur comptabilité via un système informatisé). La dispense concerne également les sociétés civiles immobilières (SCI) qui sont soumises aux revenus fonciers dont les associés sont des personnes physiques et qui n’ont pas d’obligations comptables commerciales.

Enfin, les entreprises qui relèvent du régime du micro (micro-BNC ou micro-BIC) tenant un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et qui confient leur comptabilité à un tiers bénéficient de mesures de simplification. En effet, pour ces entreprises, le détail des écritures comptables des recettes peut ne pas figurer dans le FEC.

Dans cette hypothèse, le contribuable est aussi dans l’obligation de présenter le détail de ses recettes ainsi que toutes les pièces justificatives, quelle qu’en soit la forme : papier ou tableau Excel.

A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document qu’il faut rédiger et remettre impérativement à l’administration fiscale pendant les contrôles, quand la comptabilité de l’entreprise se fait par un système informatisé. Il y a des normes à respecter pour la production de ce document.

Quel est le contenu du fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables se présente sous la forme d’un document informatique présentant l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise. Ci-dessous son contenu :

1. Code du journal de l’écriture comptable

2. Libellé du journal de l’écriture comptable

3. Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)

4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable

5. Numéro de compte (compte réellement utilisé par l’entreprise, en fonction de son plan comptable)

6. Libellé de compte

7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

9. Référence de la pièce justificative

10. Date de la pièce justificative

11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)

12. Montant au débit

13. Montant au crédit

14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)

15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)

16. Date de validation de l’écriture comptable

17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)

18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Quand certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes sont laissées à blanc (vides) dans le FEC et non être remplies avec des zéros ou des espaces.

Le FEC doit être généré sous un format particulier et doit intégrer l’ensemble des journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise, ainsi que les écritures d’à-nouveaux et d’inventaires.

Comment s’assurer de la conformité du fichier des écritures comptables (FEC) ?

Les entreprises tenant leur comptabilité de façon informatisée sont donc dans l’obligation d’user d’un logiciel de comptabilité respectant les normes en vigueur et permettant l’édition d’un FEC conforme. Il est donc nécessaire d’opter pour un logiciel de compta avec un éditeur fiable.

Au cas où l’entreprise confie la tenue de sa comptabilité à un prestataire extérieur, ce dernier devra aussi établir le fichier dans le respect des règles et normes en vigueur. Pour s’en assurer, il est possible de se servir de l’outil test du FEC-DGFIP.

FEC : Quand et comment s’effectue sa remise ?

Il faut remettre le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) au vérificateur de comptabilité au cours de la première intervention sur place, sur le support physique du choix de l’entreprise : DVD, CD, USB, disque dur externe, …

Le FEC doit être transmis à l’administration fiscale en cas d’examen de comptabilité effectué à distance ou de vérification de comptabilité.

Que devient le fichier des écritures comptables (FEC) après la vérification ?

Une fois que les travaux de l’administration fiscale sont terminés, qu’ils aboutissent à une mise en recouvrement ou à une absence de rectification, le FEC est détruit.

Quelles sont les sanctions en cas de non-remise du fichier des écritures comptables (FEC) ?

Au cas où l’entreprise n’est pas en mesure de présenter et remettre le fichier de comptabilité sous une forme dématérialisée ou si le FEC présenté n’est pas conforme aux normes, elle devra payer une amende.

Si auparavant cette amende avait été plafonnée à 1 500€, elle a été portée à 5 000€ depuis le mois d’août 2014. Ce malus est infligé par exercice comptable. S’il y a rectification ou si le montant est supérieur, l’entreprise peut payer une majoration de 10% des droits.

Toute entreprise qui refuse de présenter un FEC risque une plus grosse sanction, notamment l’évaluation d’office de ses bases d’imposition, laquelle donne droit au fisc de procéder à ladite évaluation sans avoir recours à la procédure de rectification contradictoire.