La digitalisation des entreprises se généralise aujourd’hui, et cela passe notamment par l’usage du Cloud Computing. Nous avons déjà évoqué les avantages de l’utilisation du cloud dans votre structure. L’idée ici est de vous démontrer que cette utilisation peut aussi s’appliquer à vos outils bureautiques. Ne soyez plus effrayé à l’idée de ne plus conserver vos documents sur vos bureaux… Le mode Saas des services bureautiques vous offre de nombreux avantages. Regardons de plus près la suite bureautique dans le Cloud.
1- Travailler à distance
Le principal avantage d’une suite bureautique en version Saas est qu’elle n’est plus rattachée à un seul équipement. Vos outils bureautiques sur le Cloud sont accessibles depuis n’importe quel appareil et à n’importe quel moment si tant est que vous disposiez d’une connexion Internet. Notez donc que vous pourrez utiliser ces services également sur vos tablettes qui n’ont pas forcément de suite bureautique installée. Rien de mieux pour favoriser le travail à distance (aussi appelé télétravail) au sein de votre structure !
2- Travailler à plusieurs grâce à des outils bureautiques dans le cloud
Une fois sauvegardé sur le Cloud, si et seulement si, ledit document a vocation à être partagé avec d’autres utilisateurs, ces derniers pourront y accéder de manière sécurisée pour le consulter, le modifier, l’annoter (suivant les droits définis)… Le travail collaboratif est ainsi grandement facilité ! Une messagerie collaborative permettra également de répondre à ce besoin de mobilité et de travail collaboratif.
3- Optimiser la mémoire de votre ordinateur
Utiliser votre suite bureautique dans le cloud vous permettra d’enregistrer vos documents sur un Cloud dédié. Ne surchargez plus votre bureau ou la mémoire de stockage (disque dur de votre ordinateur), le cloud est là pour ça !
4- Une gestion des versions facilitée
Utiliser votre suite bureautique via le Cloud vous permet une gestion facilitée des différentes versions. Vous n’avez plus besoin d’enregistrer systématiquement vos différentes éditions d’un même document en prenant le risque d’écraser la version finalement choisie !
Ce mode de sauvegarde permet de revenir sans cesse à une version ultérieure et/ou de consulter rapidement les modifications apportées par un collaborateur. Pratique !
5- Moins de perte de temps en réunion !
En plus d’un cloud dédié, les outils bureautiques en ligne sont souvent accompagnés d’un outil de messagerie instantanée (c’est le cas des services proposés dans les abonnements Microsoft Office 365). Les collaborateurs engagés peuvent ainsi échanger en direct sur les modifications à apporter au document. Cet avantage est d’autant plus appréciable dans les structures multi-sites !
6- Des infrastructures moins « lourdes »
Utiliser une version Saas signifie également ne plus investir dans les licences logicielles « gourmandes » en termes de mémoire (budget matériel et achat de licences : budget logiciel). Nul besoin de télécharger des mises à jour régulières et coûteuses, la version disponible online est toujours la dernière !
7- Plus de sécurité et sérénité avec la suite bureautique dans le Cloud
Ne craignez plus les pertes de données dues à un matériel défaillant, un vol ou un accident. Tous vos documents bureautiques seront disponibles sur le Cloud. La sécurité est l’un des avantages majeurs du Cloud, et les Cloud providers y travaillent continuellement.
Vous l’avez compris, avoir vos outils bureautiques dans le cloud présentent de nombreux avantages. N’hésitez pas à solliciter notre société informatique spécialisée en sécurité informatique pour avoir de plus amples informations. En attendant, vous pouvez télécharger notre guide sur les défis et les solutions numériques pour les dirigeants de PME.
