Tout chef d’entreprise se doit aujourd’hui de favoriser le travail collaboratif au sein de son organisation. L’une des clés de voûte de la communication au sein d’une société repose sur le choix de votre solution de messagerie pro. De notre point de vue, le premier axe qui doit guider votre réflexion est cette notion de collaboration. Choisir une messagerie collaborative performante et facile d’utilisation est devenu incontournable pour toutes les entreprises ayant fait le choix de prendre le virage de la digitalisation. Vous trouverez ci-après quelques arguments en faveur d’une messagerie collaborative afin d’étayer notre propos plutôt catégorique.

Quels sont les avantages d’une messagerie collaborative pour les sociétés ?

1- Mieux organiser le travail en équipe !

Le travail en équipe prend de plus en plus de place au sein des organisations. Paradoxalement, vos collaborateurs sont de moins en moins au bureau… Disposer d’une solution de messagerie collaborative favorisera les échanges au sein de vos équipes. Non seulement grâce au service de messagerie électronique mais aussi et surtout grâce à tous les services annexes proposés.

Une interface de calendrier partagé facilitera par exemple l’organisation de réunions. De cette manière, les employés de votre entreprise seront plus efficaces grâce à une meilleure gestion du temps (les tâches des employés concernés seront visibles dans le calendrier, les rendez-vous seront partagés…). Au final, qu’y a-t-il de plus précieux que le temps ?

2- Favoriser le travail à distance !

Vos employés sont de plus en plus mobiles. Il n’est donc plus possible de nos jours de se contenter d’une boîte mail professionnelle classique permettant simplement d’échanger des courriers électroniques. Que ce soit pour une TPE ou une PME, il est essentiel de disposer d’un service de messagerie permettant de mettre en commun un maximum d’informations : contacts, calendriers / agenda, données, fichiers… Afin de permettre aux équipes de travailler ensemble de manière efficace.

Un outil de travail collaboratif leur permettra d’avoir accès à tous les documents à n’importe quel moment, depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur…), de partager des fichiers et des données facilement, etc. 

3- Communiquer en temps réel

Vous le savez, la communication est un élément indispensable à la réussite d’une entreprise. C’est pourquoi, pour améliorer votre productivité, il est essentiel de mettre les moyens en place pour faciliter la communication dans votre structure. 

Les outils de messagerie collaborative sont généralement associés à des services ou fonctionnalités de messagerie instantanée. Malgré la distance, vos collaborateurs / utilisateurs auront la possibilité d’échanger en temps réel ; et l’intégralité de ces conversations pourra être sauvegardée.

4- Partager de fichiers facilement

Finies les boîtes mails saturées par de multiples échanges de courriers accompagnées de nombreuses pièces jointes. Un outil de messagerie collaborative professionnel est également souvent associée à un service de partage de fichiers et de données (SharePoint, Teams, OneDrive…).

Privilégiez ce mode de partage sécurisé et accessible par toute ou partie votre organisation. Vous pourrez également partager des données ou des fichiers lourds, sans vous préoccuper de leur poids puisqu’ils seront automatiquement hébergés.

5- Dernière version d’un document toujours disponible !

Qui dit travail collaboratif, dit souvent co-édition de documents. Grâce à un système de synchronisation, les employés de votre entreprise auront toujours accès à la dernière version d’un document. Pratique !

6- Faciliter l’organisation de réunion

Vos collaborateurs travaillent conjointement sur un dossier, mais sur des sites distants. Grâce aux services de visio-conférences, ils ne perdront plus de temps à réserver une salle de réunions, se rendre sur site…

7- Gestion et attribution de tâches

Autre avantage, chacun de vos employés pourra gérer et organiser sa « to-do list ». C’est quand même plus pratique que la collection de post-it qui entourait leur écran ! Mais ils pourront également confier une tâche à un membre de leur entreprise.

Quelle solution de messagerie collaborative choisir ?

Aux vues des différents outils présents sur le marché, le choix n’est pas forcément aisé. Open Source ? On Premise ? SaaS ? De nos jours, les solutions SaaS / cloud sont clairement privilégiées. Mais dans ce domaine, Microsoft fait figure de leader. En tant que partenaire Microsoft Silver, nous ne pouvons que vous recommander leur outil : Outlook + Exchange. N’hésitez pas à consulter notre article sur les avantages de Microsoft Exchange.

Comment choisir votre messagerie collaborative ?

Pour savoir quelle outil vous convient le mieux, il faut déterminer en amont les besoins et les usages des utilisateurs et administrateurs serveurs, la nature des données échangées entre les utilisateurs ainsi que le niveau d’accompagnement désiré sur le long terme. L’essentiel est de mettre en oeuvre une liste de pré-requis basée sur les besoins utilisateurs et des administrateurs serveurs qui vont servir de base de comparaison entre les solutions et leurs principales fonctionnalités et leurs services.

Le niveau de sécurité

Pour savoir quelle messagerie collaborative vous convient le mieux, il faut déterminer en amont les besoins et les usages des utilisateurs et administrateurs serveurs, la nature des informations échangées entre les utilisateurs ainsi que le niveau d’accompagnement désiré sur le long terme. L’essentiel est de mettre en place une liste de pré-requis basée sur les besoins utilisateurs et des administrateurs serveurs qui vont servir de base de comparaison entre les solutions et leurs principales fonctionnalités / services.

La configuration du serveur

L’administrateur doit pouvoir garantir la sécurité et la confidentialité des données et des mails transitant dans la structure grâce aux options de configuration du serveur de l’outil de messagerie. Il est essentiel que l’administration des divers comptes et des droits utilisateurs puisse se faire de manière totalement autonome. De plus, le niveau de sécurité du serveur doit pouvoir être contrôlé avec l’application des solutions anti-spams, anti-phishing, ou encore par le biais du chiffrement des data.

Le stockage et l’archivage des informations

Dans l’idéal, votre messagerie doit pouvoir répondre à tous les besoins de stockage qui sont amenés à évoluer en fonction de l’activité des utilisateurs. La plupart du temps, les conversations archivées permettent de retrouver des informations essentielles, d’où l’importance de leur stockage.  En choisissant une solution avec un stockage Cloud sécurisé, les possibilités de conservation (l’espace disque occupé étant réduit) et de partage s’élargissent.

Les différentes fonctionnalités et l’expérience utilisateur

Une bonne solution se doit de contribuer à l’amélioration de la productivité de l’entreprise grâce à ses fonctionnalités et à l’expérience utilisateur qu’elle offre. Par exemple, elle doit être assez intuitive pour que l’accès aux informations et données partagées soit facile pour tous les utilisateurs ou encore offrir les fonctionnalités collaboratives de base telles que le suivi des tâches, le carnet d’adresse, le partage de calendriers…

Vous avez un projet de messagerie ? Et si on en parlait ?

Vous souhaitez bénéficier d’une messagerie performante ? Vous souhaitez changer de messagerie ? Vous souhaitez en savoir plus sur les offres de Microsoft ? Contactez notre entreprise informatique située à Lyon. Nous avons conseillé et accompagné de nombreux clients dans leur problématique d’hébergement web Exchange, d’installation de messagerie, de migration ainsi que de prise en main des diverses fonctionnalités.

Recommended Posts