Le système d’information (SI) représente l’ensemble des ressources utilisées par une entreprise pour bien gérer l’information. Généralement, le système d’information est relié aux outils technologiques tels que les programmes informatiques, le matériel et la communication. Le système d’information est aussi associé aux processus qui accompagnent ces technologies et aux êtres humains qui les utilisent. Autrefois appelé « Informatique », tout simplement, l’ensemble de toutes ces ressources a pris le nom de « système d’information » notamment avec l’apparition des nouvelles technologies qui ont permis un élargissement du domaine. Pour être performant au sein de votre entreprise, vous devrez impérativement bien organiser vos données, afin que celles-ci soient accessibles et exploitables par tous les utilisateurs autorisés. D’ailleurs, le RGPD vous oblige à bien gérer votre SI et à assurer la sécurité de vos données.
Qu’est-ce que le management du système d’information ?
Les informations à disposition des entreprises prennent une grande importance et augmentent de plus en plus. Toutefois, si ces données doivent être vraiment utiles pour les structures, il est important qu’elles soient bien organisées et faciles d’accès. De plus, avec les dispositions règlementaires de plus en plus strictes comme le RGPD, les entreprises sont désormais obligées de mieux gérer les informations et de garantir leur sécurité.
Par conséquent, le système d’information doit être bien organisé, fiable, stable et sécurisé. Et c’est à ce moment que le management du système d’information entre en jeu. Cette discipline a pour objectif de rassembler les connaissances, les stratégies et les instruments nécessaires pour garantir a la structure un niveau de performance optimum.
Par ailleurs, le management du système d’information a aussi pour objectif de fournir une réponse précise et juste aux problématiques d’ordre social et éthique du système d’information. Protéger la vie privée des membres du personnel, s’assurer de la sécurité des informations personnelles des clients et de la propriété intellectuelle sont des impératifs qui doivent être assurés par l’entreprise pour être conforme aux réglementations mises en place. Enfin, le management du système d’information (MSI) permet à l’entreprise de respecter toutes les contraintes légales et fiscales reliées aux systèmes d’informations. Cette discipline permet donc à la société de fournir toutes les données nécessaires aux représentants de l’administration fiscale.
Management du système d’information : les étapes pour bien le gérer
Les différentes étapes du projet de management du système d’information doivent nécessairement avoir un objectif bien défini à atteindre. Cette visée représente le fil conducteur de toute la gestion de projet. Quelle que soit la nature ou la puissance de l’outil technologique utilisé, c’est son usage et son intégration dans les différents processus métiers qui définira la réussite du projet. Par conséquent, le système d’information doit répondre aux objectifs fixés initialement.
La première étape du management du système d’information est donc la préparation du projet. Le Directeur du Système d’Information (DSI) et ses collaborateurs doivent se charger de la définition minutieuse du déroulement complet du projet.
La préparation du projet est réalisée suite à un audit complet du système d’information. Cet audit permet de mettre en évidence les risques éventuels et les dangers fonctionnels. Outre l’aspect technique du système d’information, cet audit permet d’assurer la couverture des aspects organisationnels et fonctionnels. L’audit du système d’information se base sur la méthodologie CobiT qui représente le référentiel de contrôle pour les systèmes d’information dans le monde entier. Cette méthodologie regroupe les modèles de contrôle et les bonnes pratiques pour l’anticipation des risques.
Après l’audit du système d’information existant, il faut passer à la formalisation du processus. Cette phase permet donc de déterminer les grandes fonctions de l’instrument. Ensuite, il faut procéder à l’identification de tous les utilisateurs et de tous leurs besoins. C’est de cette manière que le DSI et son équipe pourront concevoir le cahier des charges fonctionnel.
L’identification des parties prenantes techniques, le choix de l’éditeur et du progiciel, les séances de travail avec l’outil, l’élaboration des règles à suivre et la formalisation des procédures sont des étapes à suivre pour mettre en place le corps du projet. Enfin, il est important de réaliser des tests et recettes, de reprendre les informations, d’effectuer une mise en production et de passer au déploiement. Par conséquent, l’implication de toutes les parties prenantes permet de garantir l’usage optimal du système d’information et de la correspondance des modes opératoires.
Les méthodes et outils pour gérer efficacement un SI
Afin de satisfaire les besoins en informatique d’une entreprise, il est important que le DSI et son équipe rendent le système d’information cohérent et agile. De cette manière, il sera possible d’intégrer plus facilement les futurs besoins de la structure. D’un autre côté, le DSI doit procéder à une intégration simultanée des nouvelles technologies et des possibilités d’analyse des informations.
À titre d’exemple, il est possible d’installer un home office qui permettra aux employés de travailler à distance. L’utilisation de cet outil est un bon moyen pour l’entreprise d’être productive tout en préservant la sécurité et la disponibilité des informations. Les outils technologiques tels que les tablettes et les smartphones sont des instruments performants pour mieux gérer le SI. Les données issues des médias sociaux sont aussi très importantes et ne doivent pas être négligées.
Il est essentiel de garder à l’esprit que la sécurité des systèmes d’information est un enjeu majeur, car ces dispositifs sont la clés de voûte de l’organisation et des performances d’une structure. Outre ses missions visant à optimiser le système d’information est ses performances, le DSI devra également anticiper les incidents afin d’assurer la continuité des activités après un sinistre. Par conséquent, le Directeur des systèmes d’information devra prévoir des procédures et des normes techniques à rapidement mettre en oeuvre lorsqu’un incident majeur survient.
