La question du déploiement de SharePoint dans les entreprises se pose de plus en plus régulièrement. Il existe deux solutions / versions pour mettre à disposition des utilisateurs ce service dans votre entreprise : SharePoint Online (via le cloud Microsoft Office 365) ou la licence SharePoint Server directement installée sur votre infrastructure serveur.
Avant d’opter pour une solution et si vous êtes en recherche d’informations sur ce sujet, nous vous proposons ici un comparatif des solutions envisageables. A vous ensuite d’opter pour la version et les fonctionnalités les plus adaptées à votre organisation.
Qu’est-ce que SharePoint Server ?
A la différence de SharePoint Online, SharePoint Server (sur sites) est directement déployé sur votre infrastructure physique. Cet outil sera installé sur vos serveurs locaux ou hébergés. Vous serez en charge de l’exploitation de ces serveurs, via une équipe interne ou une équipe externe. Ces équipes auront un contrôle total sur les serveurs. Elles devront également s’assurer de la disponibilité du service, de la stabilité de l’infrastructure et de l’installation des mises à jour et des dernières fonctionnalités.
L’accès à vos espaces de travail collaboratifs à des utilisateurs extérieurs pourra s’avérer plus difficile à mettre en place. Il est difficilement envisageable de donner accès à un utilisateur extérieur à un service directement hébergé sur votre serveur local !
Pour ce qui est des sauvegardes : SharePoint Server est à ajouter dans votre système de sauvegarde actuel. L’ajout d’agent de sauvegarde spécifique est à prévoir suivant les outils de backup utilisés.
Les personnalisations / passerelles et autres développements spécifiques seront quant à eux beaucoup plus aisées. SharePoint Server pourra notamment être interfacé avec d’autres applications déployés dans votre organisation.
Concernant le coût, SharePoint server est lui aussi lié au nombre d’utilisateurs. Vous investissez donc dans un outil adapté à votre entreprise et à l’utilisation que vous en faites.
SharePoint Online, avantages et inconvénients
La mise à disposition pour vos utilisateurs de SharePoint Online, se fait via les abonnements Office 365. Si vous utilisez déjà des services d’Office 365, ce service est le plus souvent déjà compris dans vos coûts mensuels par utilisateur.
Le saviez-vous ? Plus de 200 000 organisations et 190 millions de personnes utilisent SharePoint sur leurs intranet et sites d’équipes et pour la gestion de contenu (Source : site web de Microsoft)
Comme son nom l’indique, cette version Saas est accessible via le réseau internet. Elle n’est donc pas à supporter par votre infrastructure (serveurs). La charge de l’exploitation des serveurs supports est assurée par Microsoft qui devra en plus vous garantir sa disponibilité du service.
Vous bénéficiez des avantages des plateformes mutualisées : mises à jour, mise à disposition des dernières versions/fonctionnalités.
Les espaces SharePoint créés par les utilisateurs seront facilement partageables avec des partenaires extérieurs. L’administrateur de vos comptes devra au préalable, définir les droits en fonction des profils utilisateurs que vous aurez déterminés.
Les données et documents générés sur ces espaces de travail seront directement stockés sur votre espace cloud OneDrive, vos infrastructures physiques n’auront donc pas à en supporter la charge.
Pour ce qui est du déploiement spécifique, la version en ligne est en revanche limitée. Les options de création sont nombreuses mais pourraient ne pas « coller » parfaitement à votre entreprise.
Pour ce qui est du coût, cette application est comprise dans les abonnements « Office 365 Business Essential » et « Office 365 Business Premium ». Il s’agit donc d’un abonnement annuel par utilisateur. Pour en savoir plus, je vous invite à consulter les autres avantages de SharePoint Online.
Des questions restent en suspens sur SharePoint Online et SharePoint Server ? Nous sommes là pour vous aider !
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