Microsoft Office Online se présente comme une alternative directe à Google Drive et ses logiciels en ligne de traitement de textes, tableur et présentation. Cette suite bureautique en ligne contient Word, Excel, PowerPoint et OneNote pour traiter des textes, faire des calculs, créer des diapositives et prendre des notes. Une solution complète qui ne dépayseront par les habitués de Microsoft Office 365.

Office Online, qu’est-ce que c’est ?

Microsoft Office Online est une version en ligne et gratuite des logiciels Office et à laquelle on peut avoir accès depuis un navigateur web, néanmoins certaines fonctionnalités sont réduites par rapport aux logiciels de la suite Office sur un ordinateur. Ainsi, Office Online inclut les services : Excel Online, OneNote online, Outlook.com, PowerPoint online ainsi que Word online. Ces services en question sont proposés sous deux formes : pour les entreprises ou pour les particuliers.

Quels sont les avantages ?

Accessibilité

Office online est accessible, que ce soit au bureau ou en mobilité, afin de pouvoir fournir un travail optimal sur votre navigateur de bureau préféré. En outre, l’accès aux logiciels est gratuit et ne requiert qu’un compte mail Outlook ou Hotmail.

De plus, il faut savoir qu’il n’est pas forcément obligatoire de payer un abonnement ou d’acheter une licence pour bénéficier d’Office. En effet, Office Online existe en version gratuite en ligne permettant de disposer d’Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Onenote et ce, de façon illimitée. La version payante permet quant à elle d’avoir accès aux applications spécifiques comme Access ou Publisher. Dans sa version web, Microsoft Office Online est un peu plus allégée en ce qui concerne le nombre de fonctions disponibles. 

En outre, Office Online permet de sauvegarder des documents sur des serveurs Microsoft, notamment OneDrive ou encore Dropbox. Cela donne l’avantage de pouvoir se connecter n’importe où et apporter une touche finale à des textes et des présentations ainsi que de partager des documents avec d’autres personnes et travailler ensemble. 

Au vu du nombre croissant d’utilisateurs d’Office Online, une version pour mobile a vu le jour afin d’offrir une meilleure expérience de productivité globale. Cette application est simple d’utilisation et permet d’exécuter les tâches sur Smartphone ou sur tablette. Le stockage est plus limité sur mobile mais l’application permet d’exploiter la puissance de l’appareil photo avec la possibilité de convertir des images en documents Word et Excel modifiables, de numériser des PDF et de faire des captures d’écran avec des améliorations numériques automatiques afin de faciliter la lecture du contenu.

L’application Office Online intègre également de nouvelles fonctionnalités pour les tâches courantes sur mobile :

  • la prise de notes rapides ;
  • le scan de codes QR ;
  • le transfert de fichiers entre plusieurs appareils.  

Seule ombre au tableau : l’utilisation d’Office Online nécessite une connexion internet, si cette dernière s’interrompt, l’utilisateur peut continuer à écrire mais ne pourra pas sauvegarder son travail.   

Une formule à l’efficacité prouvée

Les applications Office online fonctionnent exactement comme les logiciels Office habituels. Il n’y a donc plus à apprendre à utiliser quoi que ce soit. Vous retrouvez les mêmes menus depuis n’importe quel support.

Une transition facile

Avec les applications Office online, il est facile de passer aux applis de bureau complètes sans quitter le document sur lequel votre travaillez.

Office Online peut tout à fait remplacer, à quelques fonctionnalités près, les suites gratuites Office afin de profiter des dernières nouveautés et une compatibilité avec les tablettes, les Smartphones ainsi que les ordinateurs de toutes sortes.

Il existe des extensions Office sur Chrome permettant d’avoir accès à tous les fichiers en quelques clics. Ainsi, il est possible d’ouvrir des documents Microsoft Office sans pour autant devoir installer des logiciels en question sur son appareil.   

Quelles sont les principales fonctionnalités?

Office Online offre la plupart des fonctionnalités de l’application complète, néanmoins quelques fonctionnalités d’Office ne sont pas disponibles sur la version en ligne. Ci-dessous quelques-unes des fonctionnalités disponibles pour chaque service d’Office Online.

Sauvegarde d’un document sur un PC

La création d’un document implique la plupart du temps un envoi à une ou plusieurs personnes, ainsi, les fonctions partage sont disponibles pour l’édition en ligne. Il y a également la fonction enregistrement aux formats classiques comme PPSX, DOCX, PPTX, et XLSX…Il faut cependant noter que l’icône servant à enregistrer un document (l’icône disquette) n’existe plus car les modifications sont enregistrées de manière automatique dans le Cloud. Afin d’obtenir une copie au format habituel et le copier sur un support amovible ou l’envoyer en pièce-jointe dans un mail, il suffit de passer par le menu : fichier, enregistrer sous et télécharger.

Synchroniser des documents avec OneDrive

Comme tout logiciel dans le Cloud, les documents sont automatiquement enregistrés dans l’espace de stockage dédié, notamment OneDrive dans le cas d’Office Online. Par défaut, 7Go sont ouverts pour la conservation de documents, photos et tout autre fichier. Ces documents sont disponibles « en ligne uniquement », c’est-à-dire qu’il faut une connexion internet pour les modifier et avoir un aperçu. Pour avoir une version hors ligne, il suffit de faire un simple clic droit « Rendre disponible hors connexion ».

Les fonctionnalités selon les services

Word Online

Word Online propose une expérience d’utilisation sur un navigateur Web, où il est possible de travailler avec des documents directement sur le site web sur lequel le texte est stocké.

Voici ses différentes fonctionnalités : 

  • Appliquer différents styles sur un document Word : les styles de paragraphe et de caractère enregistrés dans un document peuvent être appliqués au texte dans Word Online.

  • Enregistrement automatique : Word Online enregistre de manière automatique le document lorsque des modifications y sont apportées.

  • Texte automatique : il est possible d’insérer des blocs de texte préformaté

    grâce à l’insertion automatique à partir de la galerie d’insertion automatique. Cela peut servir lorsque l’utilisateur désire par exemple entrer de manière répétée le même bloc de texte volumineux et que le texte contient beaucoup de mises en forme. Il est possible de créer des entrées d’insertion automatique en ajoutant du texte sélectionné à la galerie d’insertion automatique.

Excel Online

Excel Online étend l’expérience utilisateur au navigateur web où il est possible de travailler avec des classeurs directement sur le site web où il est stocké. Les clients Office 365 peuvent afficher et éditer les fichiers Office avec Office Online.

Voici ses différentes fonctionnalités : 

  • Ajout d’hyperliens : avec Excel Online, l’utilisateur peut lier des pages Web ou ouvrir des fichiers sur le web grâce à l’ajout d’un lien hypertexte dans une cellule. Pour ce faire, il suffit de taper l’adresse Web directement dans la cellule ou utiliser la commande « Insérer un lien hypertexte ».

  • Filtrage temporel avancé (trancheur de la timeline) :  Excel Online intègre le contrôle de la timeline permettant de filtrer les données modélisées. Il s’agit d’un moyen de visualisation et de modification d’une plage continue de dates et de filtration des objets à base de pivot comme les tableaux croisés dynamiques par exemple.

  • Appliquer une mise en forme conditionnelle : il est possible de visualiser la mise en forme conditionnelle mais pas de l’appliquer dans Excel Online.

  • Application de la validation des données aux cellules :  cette fonctionnalité est disponible dans Excel Online.

  • Protection des feuilles de calcul : lors du partage d’un fichier Excel avec d’autres utilisateurs, il est possible de protéger une feuille de calcul pour éviter sa modification. En outre, il est aussi possible de choisir les actions autorisées pour les utilisateurs de la feuille de calcul.

  • Tri et filtration des données : excel Online permet d’afficher et réorganiser toutes les feuilles de calcul, ainsi que de trier et filtrer les données et explorer les détails des tableaux croisés dynamiques.

PowerPoint Online

PowerPoint Online permet de travailler sur un navigateur web, où l’utilisateur peut travailler avec des présentations, même en déplacement (pour les clients Office 365).

  • Alignement, bullet points : PowerPoint Online permet de modifier l’alignement des paragraphes, d’appliquer des puces/numérotation ou encore de modifier le niveau de textes à puces ou numéroté.

  • Application des transitions et des animations de base : PowerPoint Online propose une galerie de huit transitions et 37 animations. Les autres transitions et animations qui ne sont pas prises en charge sont conservées dans la présentation et affichées dans le diaporama mais sans possibilité de modification dans PowerPoint Online.

  • Application d’une mise en forme enrichie au texte, aux images et aux formes : PowerPoint Online permet d’ajouter une zone de texte ou de faire le choix parmi une galerie de formes et appliquer des styles définissant des effets de remplissage, de contour ou d’ombre.

  • Application des thèmes et des variantes de thème :  PowerPoint Online permet de faire le choix dans une galerie de thèmes et de variantes intégrées. Ceux qui ne sont pas pris en charge sont conservés dans la présentation mais sans possibilité de modification.

  • Les compléments Office :  Les compléments de contenu pour Office sont les seuls que PowerPoint Online prend en charge. Ces compléments intègrent des fonctionnalités web entant que contenu qui peut être affiché en ligne avec une présentation.

Pour conclure

Ainsi, Office Online permet de créer, partager et gagner en productivité, le tout collectivement, ce qui est un avantage certain pour les entreprises. N’hésitez pas à faire appel à un expert pour son déploiement au sein de votre structure.

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