La messagerie professionnelle Outlook est un logiciel très performant dispose de plein de fonctionnalités. A tel point qu’il n’est pas toujours facile de s’y retrouver ! Nous vous avons précédemment exposé les nombreux avantages de la messagerie professionnelle Outlook disponible notamment dans les abonnements Microsoft Office 365. Laissez-nous maintenant vous détailler quelques « trucs et astuces » qui pourront faciliter votre utilisation quotidienne de cet outil.
Astuce #1 – L’archivage de vos messages
Dans une optique de désencombrement de votre boîte de réception, vous pouvez opter pour le mode d’archivage proposé sur la messagerie pro Outlook.
Un dossier dédié est, par défaut créé dans votre boîte de réception. Vous pourrez y glisser vos messages électroniques à archiver. Vous pourrez rapidement retrouver un message grâce à la fonction recherche et ce, sur n’importe quel appareil.
Astuce MIXconcept
Archiver vos messages dans le répertoire prévu à cet effet pourra vous permettre d’organiser votre boîte aux lettres mais nous vous rappelons que vous avez la possibilité d’enregistrer vos messages directement sur une partition de stockage.
En effet, en enregistrant un message important à conserver sur votre serveur (par exemple) vous conserverez pour l’ensemble de votre organisation la trace d’un échange. Ce mode classement permettra à votre organisation, et même à vos futurs collaborateurs de consulter une ancienne conversation réalisée par messagerie.
Rappel : il est plus judicieux d’enregistrer la réponse d’un message reçu prudemment pour conserver l’historique de la conversation.
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Astuce #2 – Rappeler un message envoyé
Qui n’a jamais essayé d’annuler l’envoi d’un mail…. Faute d’orthographe, erreur de destinataire, pièce jointe manquante… La messagerie professionnelle Outlook rend cela possible !
Sélectionnez le message à rappeler dans votre boîte d’éléments envoyés. Cliquez sur action puis rappelez le message.
Astuce MIXconcept
Notez que cette action n’est possible que si le destinataire n’a pas encore ouvert le message. En cas d’échec du rappel, vous et votre destinataire seront prévenus.
Astuce #3 – Les raccourcis Clavier
Microsoft est réputé pour ses facilités d’utilisation. Dans cette logique, les raccourcis clavier sont nombreux. Vous trouverez ci-après la liste des raccourcis les plus utilisés :
- Accéder à l’onglet Accueil : Alt + H
- Nouveau courrier : Ctrl + Maj + M
- Envoyer : Alt + S
- Supprimer (un message sélectionné) : Suppr
- Copier : Ctrl + C
- Coller : Ctrl + V
- Accéder au calendrier : Ctrl + 2
- Rechercher : Ctrl + E
- Transférer : Ctrl + F
A lire : Comment organiser les contacts par catégories sur Outlook ?
Astuce #4 – L’utilisation des notes
Vous faites partie de ces personnes adeptes du « post-it » ? Vous les coller tout autour de votre écran ? Utilisez les notes ! Cette fonction vous permet de créer des « post-it » virtuels, de les organiser comme vous le souhaitez…
Astuce MIXconcept
Grâce au « cliquer-glisser » enregistrer ces « post-it » directement sur votre bureau ou dans le dossier adéquat. Autre avantage : ces listes à faire resteront confidentielles.
Astuce #5 – Le mode de travail hors connexion de la messagerie professionnelle Outlook
Vous n’avez pas de connexion… ne soyez plus dépendant du réseau pour avancer sur votre travail. Rédigez vos mails, envoyez vos invitations à des réunions… Dès qu’une connexion sera trouvée tous vos e-mails partiront.
A lire : Comment créer des normes de saisie de contact sur Outlook ?
L’utilisation d’Outlook, et des outils Office 365 de manière générale, est très intuitive. Tous ces outils et services ont été conçus pour coller au mieux aux modes de travail des TPE et PME. N’hésitez pas à former vos équipes… votre travail n’en sera que plus collaboratif ! Pour de plus amples informations, je vous invite à télécharger gratuitement notre guide du débutant de Microsoft Office 365. Vous pouvez aussi faire appel à nos services de conseil en informatique.
