Sur la messagerie pro Outlook, vous pouvez opter pour un classement par catégorie. Si vous souhaitez d’abord savoir comment se fait la création des normes de saisie de contacts, vous pouvez le retrouver dans notre dernier article. Dans cet article, nous allons voir la marche à suivre, pour que ce choix de classement vous offre une utilisation optimale de votre base de données « Contacts ». Cette proposition d’organisation n’influe pas sur nos précédentes recommandations.
1- Déléguez la saisie de votre base de données à un nombre limité de personnes de votre entreprise
Cette recommandation n’empêchera pas le partage des contacts à toute votre entreprise.
2- Définissez des normes de saisie strictes
Le(s) responsable(s) chargé(s) de la saisie de votre base de données doivent avoir pleinement conscience de son importance pour votre entreprise. Votre base de données « Contacts » est en effet à l’origine de tous vos échanges d’informations.
Ne soyez pas « économes » en informations renseignées mais ATTENTION à la rigueur de votre saisie. Définissez des règles précises : NOM et Prénom, ordre de saisie, Société ou SOCIETE ? A vous de voir ! Votre objectif est que votre base de données soit exploitable pour l’envoi de mailing (par exemple pour envoyer vos vœux à tous vos contacts).
A lire : 5 astuces à connaître sur la messagerie professionnelle Outlook
3- Créez votre base de données « Contact »
Nous choisissons ici de ne créer qu’une seule base de données « Contact » pour toute la société que nous classerons par la catégorisation. Une base de données unique aura le mérite, pour une structure, de centraliser TOUS les contacts.
Il faut savoir définir plusieurs types de dossier « contact », de notre point de vue :
- Mes contacts : est plutôt un répertoire personnel exclusivement dédié à l’utilisateur de la boîte aux lettres. Il comportera des contacts personnels et/ou confidentiels.
- Autres contacts : ces contacts sont dits publics et par définition, partageables en partie ou complètement à l’ensemble du personnel de la structure.
Dans les exemples que nous vous proposons, nous avons fait le choix délibéré de présenter des dossiers de contacts publics et donc accessibles à tous les membres de votre organisation.
Cliquez sur l’onglet « Personnes » de votre interface Outlook.
Et choisissez l’emplacement de ce nouveau Contact.
4- Renseignez par exemple les coordonnées d’un nouveau client
Cliquez sur « Nouveau contact ». La fenêtre suivante s’affiche.
Pour vous guider, Microsoft Outlook vous propose d‘utiliser les aides à la saisie :
- Cliquez sur les boutons « Nom Complet », « Adresse de courrier » ou encore « Bureau » … des formulaires d’aide à la saisie apparaîtront et seront gages de l’uniformité de votre base de données.
- Renseignez autant que possible la société d’appartenance, Outlook vous permettra un affichage par société.
Veillez à ce que vous disposiez d’une adresse de messagerie, « adresse de courrier » sans erreur. Elle sera la base de vos échanges. Attention : si une fiche contact n’a pas d’adresse de messagerie, le contact n’apparaîtra pas dans le carnet d’adresses disponible sur le formulaire de saisie d’un message électronique.
Vous avez la possibilité de rentrer l’adresse postale de votre contact et de la géolocaliser. Ce service vous permettra d’anticiper vos futurs rendez-vous sur site en déterminant votre itinéraire.
Ne négligez pas l’espace Notes, dans lequel vous pourrez renseigner des remarques éventuelles, ou vos commerciaux/collaborateurs pourront établir un rapide compte-rendu de visite.
Et rajoutez ensuite une catégorie à votre contact.
5- Ajoutez une catégorie
6- Paramétrez une nouvelle catégorie
Cliquez sur « Toutes les catégories ».
La fenêtre suivante s’affiche.
Sélectionnez une catégorie à renommer et vérifiez que la couleur associée soit celle voulue, ou cliquez sur« Nouveau ». La fenêtre suivante s’affiche.
Saisissez le nom de votre nouvelle catégorie (Prospects, Client Actif, Fournisseurs, Réseau d’entreprises…) et choisissez la couleur à y associer pour une meilleure visibilité d’ensemble. Vous pourrez également définir une touche de raccourci.
Notez que vous pouvez cumuler plusieurs catégories par contact. Par exemple, un contact peut appartenir à la catégorie CLIENT et à la catégorie portant le nom du COMMERCIAL qui le suit, ou alors catégorie CLIENT + NOM d’un produit…
Cliquez enfin sur « Enregistrer et Fermer » ou sur « Enregistrer et Nouveau » si vous souhaitez saisir les coordonnées d’un autre client.
7- Vue d’ensemble
Définissez un affichage par « Catégorie » de l’ensemble de votre base de données :
On remarque que nos contacts sont répertoriés par catégorie d’appartenance. ATTENTION si un contact est associé à plusieurs catégories, ce contact pourra apparaître plusieurs fois lors de votre affichage, mais soyez rassuré la fiche contact est unique.
8- Faites vivre vitre base de données
N’oubliez pas de changer la catégorie d’un prospect qui deviendrait client … Mettez à jour votre fiche contact quand un changement intervient.
Lorsque vous « double-cliquez » sur un contact, le formulaire de saisie apparaît et vous avez accès à de nombreuses fonctionnalités.
Une base de données à jour et renseignée de façon uniforme est la clé du succès de vos opérations de communications à venir…
Nous venons de vous présenter une autre façon de classer votre base de données. A vous de déterminer quel choix d’organisation vous privilégierez. N’oubliez pas que les services Outlook sont avant tout collaboratifs : chaque membre de votre organisation joue un rôle dans son élaboration et son utilisation optimum.
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