Soignez vos bases de données « Contact » ! C’est pour vous une mine d’informations et la base de vos relations de travail. Pour que cette base de données soit exploitable, il faut là aussi, intégrer des normes de saisie sur votre messagerie pro. En effet, un nom rentré à la place du prénom ou le nom d’une société inscrit à la place du nom de votre interlocuteur aura des conséquences sur l’exploitation de vos fichiers. L’utilisation de ces bases de données sera faussée. Vous trouverez ci-après la marche à suivre ainsi que nos conseils pour que vos « contacts » soient exploitables de façon optimale.

L’outil de messagerie professionnelle Outlook proposé dans les services de Microsoft présente de multiples avantages pour votre entreprise, et ce, peu importe sa taille. Si vous avez encore quelques doutes, je vous invite à consulter en premier lieu cet article qui détaille 9 bonnes raisons d’utiliser Outlook.

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1- Déléguez la saisie de votre base de données à un nombre limité de personnes de votre organisation

Cette recommandation n’empêchera pas le partage des contacts à toute votre structure.

2- Etablissez des normes de saisie strictes pour votre messagerie pro

Le ou les responsables chargés de la saisie de votre base de données doivent avoir pleine conscience de son importance pour votre structure. Comme son nom l’indique, votre base de données « Contacts » est à l’origine de tous vos échanges d’informations. Ne soyez pas « économes » en informations renseignées.

A lire : Email professionnel, quelques bonnes pratiques à connaître

3- Créez votre base de données

Avant tout, posez-vous la question de votre choix d’organisation : vous pouvez créer autant de dossiers « Contact » que vous le souhaitez (c’est l’exemple d’organisation que nous avons choisi de vous présenter aujourd’hui).

Mais vous pouvez aussi créer un unique dossier « Contact » pour toute la société et le gérer par la catégorisation. Une base de données unique aura le mérite, pour une structure, de centraliser TOUS les contacts. Nous vous présentons ce choix d’organisation dans ce tuto.

Il faut savoir définir plusieurs types de dossier « contact », de notre point de vue :

  • Mes contacts : il s’agit plutôt d’un répertoire personnel exclusivement dédié à l’utilisateur de la boîte aux lettres. Il comportera des contacts personnels et/ou confidentiels.
  • Autres contacts : il s’agit ici des contacts dits publics, qui sont, par définition partageables en partie ou complètement à l’ensemble du personnel de la structure.

Dans les exemples que nous vous proposons, nous avons fait le choix délibéré de présenter des dossiers de contacts publics et donc accessibles à tous les membres de votre organisation.

Commencez par scinder vos répertoires : clients / prospects / fournisseurs en créant des dossiers à votre base de données Contacts :

  • Cliquez sur l’onglet « Personnes » de votre interface OUTLOOK
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  • Faites un « Clic droit » sur votre répertoire principal pour y créer des sous-dossiers :
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4- Renseignez, par exemple, les coordonnées d’un nouveau client

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  •  Cliquez sur « Nouveau contact » 
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La fenêtre de saisie s’ouvre :

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Pour vous guider, Microsoft Outlook vous propose d‘utiliser les aides à la saisie :

  • Cliquez sur les boutons « Nom Complet », « Adresse de courrier » ou encore « Bureau » … des formulaires d’aide à la saisie apparaîtront et seront gage de l’uniformité de votre base de données.
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Renseignez autant que possible la société d’appartenance, Outlook classera alors tous les collaborateurs d’une même structure ensemble.

Veillez à ce que vous disposiez d’une adresse de messagerie, « adresse de courrier » sans erreur. Elle sera la base de vos échanges.

Vous avez la possibilité de rentrer l’adresse postale de votre contact et de la géolocaliser. Ce service vous permettra d’anticiper vos futurs rendez-vous sur site en déterminant votre itinéraire.

Ne négligez pas l’espace Notes, dans lequel vous pourrez renseigner des remarques éventuelles, ou vos commerciaux/collaborateurs pourront établir un rapide compte rendu de visite.

Cliquez enfin sur « Enregistrer et Fermer » normes-saisie-contacts-Enregistrer-et-Fermerou sur « Enregistrer et Nouveau » normes-saisie-contacts-Enregistrer-et-Nouveau si vous souhaitez saisir les coordonnées d’un autre client.

A lire : Comment configurer plusieurs adresses de messagerie sur Outlook ?

5- Faites vivre votre base de données

N’oubliez pas « Cliquer-Glisser » prospect qui deviendrait client dans le bon répertoire. Mettez à jour votre fiche contact quand un changement intervient.

Lorsque vous « double-cliquez » sur un contact, le formulaire de saisie apparaît et vous avez accès à de nombreuses fonctionnalités (en voici quelques-unes : les autres vous seront détaillées dans nos prochaines publications).

detail contact outlook messagerie professionnelle

Une base de données à jour et renseignée de façon uniforme est la clé du succès de vos opérations de communication à venir… N’oubliez pas que les services Outlook sont avant tout collaboratifs : chaque membre de votre organisation joue un rôle dans son élaboration et son utilisation optimum.

Vous avez besoin d’une aide ou d’une information complémentaire sur cette messagerie professionnelle ? Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes vos questions : m.gervasoni@mixconcept.fr. Vous pouvez aussi consulter notre offre de formation informatique à Lyon.

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