Nous ne reviendrons pas sur la nécessité d’avoir une adresse mail professionnelle. Nous avons déjà évoqué à plusieurs reprises les nombreux avantages qu’offre une messagerie professionnelle à tous les types de structures, mais également tout ce que vous devez savoir sur les messageries professionnelles. Maintenant que vous en êtes convaincu, voici quelques conseils pour bien choisir l’outil de gestion de votre messagerie pro.

Choisir une messagerie professionnelle : 3 questions à vous poser en amont

1- Quel outil choisir pour gérer votre messagerie professionnelle ?

On ne va pas se cacher… Nous sommes partenaires Microsoft et à ce titre nous vous préconisons Outlook, le service de messagerie de Microsoft. Fort de notre expérience, nous savons que les applications Microsoft sont en perpétuelle recherche d’innovations et proposent aujourd’hui une large gamme d’outils très aboutie.

Microsoft Outlook assure un service de messagerie professionnelle qui répond à vos attentes en termes de collaboration, de sécurité et d’organisation d’email professionnels :

• Le service de messagerie Outlook est notamment couplé avec votre base de données « contacts » et la gestion de vos calendriers.
• Vous disposez d’un espace de stockage cohérent avec les besoins d’un professionnel (50 Go) et tenant compte également de vos historiques : certains d’entre vous utilisent Outlook depuis plus de 20 ans !
• La possibilité de création de sous-dossiers de classement est illimitée pour que votre boîte aux lettres électronique soit organisée.
• La sécurité est une des priorités de Microsoft (c’est une des raisons de son succès). La filtration des courriers dits « indésirables » est très stricte, très efficace et personnalisable.
• L’application Outlook via les services Cloud de Microsoft est aujourd’hui reconnue par les CNIL Européennes. Vos données personnelles et confidentielles ne sont ni consultées, ni exploitées.
• Outlook est un service de messagerie professionnel accessible partout, tout le temps et sur n’importe quel appareil, vous pouvez l’installer sur IOS ou Android par exemple. Vous pouvez même utiliser sa version web si vous le souhaitez.

Bien sûr, pour utiliser l’application Outlook de façon optimale, n’hésitez pas à vous former ainsi que les collaborateurs de votre entreprise. A ce titre, je vous invite à consulter toutes les formations informatiques et bureautiques que nous proposons.

2- Quel nom de domaine choisir ?

Pour que votre messagerie soit professionnelle, communiquez avec un nom de domaine (ex : www.nomdevotreentreprise.fr, votrenom@nomdevotreentreprise.fr) ! Si vous n’en avez pas déjà fait l’acquisition, voici quelques conseils pour bien le choisir.

Vérifiez la disponibilité de votre nom de domaine

Un nom de domaine reprend souvent le nom de l’entreprise. Veillez tout d’abord à vérifier sa disponibilité. Pour cela, rendez-vous sur le site d’un fournisseur de nom de domaine (comme OVH qui offre un très bon rapport qualité/prix) et rentrez le nom que vous aurez choisi. Le site vous indique immédiatement si le nom de domaine saisi est libre de propriété.

Choisissez l’extension de nom de domaine la plus appropriée

.fr ou .com ou même .bzh ? Cela peut paraître anodin mais choisissez également un TLD (Top Level Domain) adapté. Si votre champ d’action se limite au territoire national préférez le .fr (France), si vous rayonnez à l’international et que vous êtes une organisation à but lucratif, choisissez le .com (Communauté). Vous pouvez aussi revendiquer une identité régionale .bzh (Bretagne)…

Pour information .org signifie : organisation à but nom lucratif ; .info est destiné aux services d’informations et .mil aux services militaires… Notez aussi que vous pouvez associer votre nom de domaine avec plusieurs TLD pour éviter leur utilisation par d’autres structures.

Concernant la rédaction de votre nom de domaine, posez-vous des questions sur sa lisibilité. Opterez-vous pour des tirets de séparation afin de faciliter la lecture ? A vous de voir !

Choisissez un nom de domaine évocateur et adapté à votre société

Enfin, ne perdez pas de vue que votre nom de domaine sera aussi l’adresse URL de votre éventuel site internet. Si votre nom d’entreprise (votre raison sociale) est votre nom et prénom ou qu’il n’est pas représentatif de votre activité, pensez à y ajouter un domaine d’activité.

Par exemple, M. Michel, est maçon et gérant de sa propre société : ETS Michel. Dans ce cas, afin de faciliter la compréhension de son métier, il peut être intéressant de choisir un nom de domaine du type : www.maconnerie-michel.fr plutôt que www.ets-michel.com. Et puis cela sera toujours un petit plus pour votre référencement dans les moteurs de recherche (comme Google).

Toutefois, les noms de domaine incluant un mot-clé (ce qu’on appelle les « Exact Match Domain » ou EMD) sont de moins en moins pris en compte dans le calcul de positionnement d’une page web. Les mots-clés ne devraient donc pas constituer le premier critère de choix de votre nom de domaine.

3- Adresse mail nominative ou adresse mail générique ?

Nous vous conseillons de prévoir des adresses mail génériques et des adresses email nominatives. Adaptez votre communication en fonction de vos interlocuteurs.

Vous pouvez créer une adresse contact : contact@nomdevotreentreprise.fr . Adresse que vous pouvez diffuser sur vos différents supports de communication (formulaire contact d’un site internet, d’une brochure…). Créez aussi une adresse type comptabilite@nomdevotrentreprise.fr. Vos destinataires ou vos expéditeurs sauront tout de suite qu’ils communiquent avec le bon service.

Nous vous conseillons de créer aussi des adresses nominatives, vos relations avec vos interlocuteurs seront plus directes et personnalisées. Une adresse mail nominative rassurera vos destinataires et expéditeurs dans le cas d’un envoi confidentiel.

Que faut-il éviter lors de la création d’une adresse mail Pro ?

L’intérêt d’une adresse mail professionnelle est qu’elle se distingue des mails personnels et qu’il n’y ait donc pas d’amateurisme. Il est donc essentiel d’éviter quelques éléments qui manquent de professionnalisme comme l’utilisation de pseudonymes ou certains formats. Ci-dessous un petit guide :

Eviter les adresses mails trop longues

Les formats d’adresses tels que nom+prénom@URL.com conviennent aux personnes qui ont un patronyme plutôt court. Mais ceux dont le nom et le prénom sont très longs obtiendront une adresse à rallonge qui n’est pas très professionnelle.

Eviter d’utiliser des chiffres

Si vous choisissez un format d’adresse électronique tel que prénom@URL.com, il est fortement probable que vous vous heurtez au fait qu’il a déjà été utilisé (à moins que votre nom soit extrêmement rare). Au lieu d’user d’un chiffre pour se différencier, il faut opter pour un nouveau format de messagerie.

Eviter les prénoms non professionnels

S’il est possible de réduire le nom Christopher à Chris, il vaut cependant mieux éviter les surnoms qui manquent de pertinence ou trop personnels.

Les différents hébergements pour l’adresse mail professionnelle

Les hébergements mutualisés

Les hébergements mutualisés sont un choix qui l’avantage d’offrir un bon rapport qualité/prix pour la création d’adresses emails professionnelles. Certains hébergements sont mêmes gratuits. Cette solution est surtout destinée à héberger les sites web classiques qui ne sont que faiblement ou moyennement fréquentés ou encore les logiciels CRM gratuits. Ces hébergements mutualisés permettent généralement de créer de nombreux comptes email qui partagent l’espace de stockage total dédié.
Néanmoins, le problème de cette solution est que les clients sont contraints de partager la même IP et si l’un deux en use à mauvais escient en envoyant des courriers indésirables ou est victime de piratage, tous les autres comptes en subissent les conséquences. L’IP devient en effet blacklistée par tout le monde.
En outre, l’IP peut être blacklistée à cause d’un site touché par un virus, ce qui fait que le hacker va se servir des failles de sécurité pour envoyer du Spam à partir du serveur. Les emails envoyés à partir de l’adresse électronique atterrissent ainsi de facto dans les courriers indésirables. Bien entendu, il est toujours possible de retirer l’IP de la liste noire mais c’est une procédure qui prend du temps.

Un hébergement mutualisé avec une IP dédiée

Il s’agit d’une solution hybride qui permet d’éviter de subir les conséquences des abus des voisins (les « mauvais voisins de serveurs »). En outre, le coût est maitrisé car le prix est généralement de quelques euros supplémentaires par mois. Cependant, cela ne veut pas dire qu’il faut négliger les bonnes pratiques en ce qui concerne l’usage des mails. L’hébergement mutualisé avec une IP dédiée ne met pas à l’abri d’une faille de sécurité présente sur son propre site web.

Un hébergement mutualisé avec un service SMTP externe

Ce type d’hébergement permet l’obtention d’une adresse email professionnelle en utilisant un serveur dédié à l’envoi d’email, en général par le biais d’un service externe. Le prix varie en fonction du nombre d’emails envoyés mensuellement, le principal avantage étant que la solution permet de faire une campagne d’emailing. Un service SMTP est donc dédié à un public qui a plus d’exigences en termes de quantité et qui est familier des rouages de la messagerie électronique.

Un VPS/ serveur dédié

Il s’agit d’une solution qui offre le plus de liberté et d’indépendance pour les campagnes d’emailing, à condition de disposer des connaissances nécessaires pour la gestion d’un VPS ou un serveur dédié.
Cette solution est aussi avantageuse en termes de coût, surtout pour les campagnes d’emailing, malgré le travail à faire pour construire la réputation de l’IP. A réserver aux entreprises qui disposent donc des techniciens qualifiés pour le déploiement de l’ensemble.

Les services de messagerie professionnels dédiés

C’est le must de l’adresse email professionnelle et la meilleure solution pour bénéficier de services vraiment professionnels. En tant que partenaire Microsoft, nous conseillons fortement Outlook pour bénéficier de services haut de gamme, avec des serveurs dédiés uniquement à la messagerie électronique et dont les IP ont une excellente réputation. De plus, la disponibilité de service est garantie supérieure à 99,99%. Pour cela, le tarif à débourser dépend des offres choisies.
La sécurité est le principal atout des services de messagerie professionnels dédiés. Par exemple, avec Exchange Express et Exchange Business, le service MailProtect est inclus. Non seulement ce dernier effectue un contrôle approfondi au niveau du serveur afin de détecter tout virus, mais en plus il sauvegarde automatiquement tous les mails de manière constante. Ainsi, plus de risque de perdre un mail important !
En outre, en fonction de l’activité de l’entreprise et de l’importance de l’utilisation du mail au quotidien, une solution professionnelle peut s’avérer incontournable. Elle permet en effet de bénéficier d’un maximum de fonctionnalités. Certains prestataires intègrent des services très pratiques pour améliorer la productivité.

J’ai une créé mon adresse e-mail professionnelle, que dois-je faire ensuite ?

Toutes les entreprises d’aujourd’hui ont une adresse électronique professionnelle et une adresse web numérique qui les distinguent des amateurs et des arnaqueurs dangereux aux yeux des clients.
Comme les domaines sont désormais moins chers et que les procédures de création d’un compte email professionnel sont simplifiées, de nombreuses entreprises ont sauté ce premier pas dans la création de leur identité. Ces adresses électroniques Pro servent la plupart du temps à l’envoi de notifications, des promotions, des requêtes BtoB, …
Une adresse mail professionnelle ne sert pas seulement à communiquer avec la clientèle. Elle sert également à responsabiliser les différentes équipes internes aux bons usages des outils de communication et à veiller à la productivité et la réactivité en général.
Pour ce faire, il peut être nécessaire de mettre en place une charte de rédaction du courrier électronique en entreprise. Bien qu’elle soit encore rarement utilisée, elle n’en demeure pas moins extrêmement bénéfique : réduction de l’exposition aux risques juridiques, diminution des mauvais usages, … La charte de rédaction permet en général de mettre l’entreprise au même niveau d’information en ce qui concerne l’utilisation des outils de communication.

Vous souhaitez avoir de plus amples informations sur la messagerie professionnelle ? Vous avez des questions complémentaires ? N’hésitez pas à prendre contact avec notre entreprise informatique, ou bien à consulter nos services d’installation de matériels informatique ! Pour aller plus loin, vous pouvez aussi télécharger notre eBook ci-dessous.