Les flux de mails sont de plus en plus importants de nos jours. Vous recevez des dizaines de nouveaux messages électroniques chaque jour. Tous ces e-mails sont autant de sollicitations plus ou moins importantes qu’il faudra traiter (ou non) de façon plus ou moins urgente. Au-delà de la diffusion d’informations, les emails peuvent être des pièces justificatives à conserver (NB : les courriers électroniques sont reconnus légalement comme un « commencement de preuve » en cas de litige). Certains mails doivent donc être classés et sauvegardés afin que vous puissiez les retrouver facilement en cas de besoin…

Comment ne pas perdre de temps à retrouver la copie du bon de commande signé envoyé par Monsieur Dupont il y a 2 voire 3 ans ? Nous vous proposons ici quelques pistes de classement pour une organisation optimale de votre boîte de réception professionnelle. L’idée est que cette dernière soit le reflet de votre « to-do list » du moment.

Les serveurs de messagerie professionnelle vous offrent une grande capacité de stockage : mais le but n’est pas de l’utiliser au maximum ! Donnez-vous le challenge de classer et supprimer (car il n’est pas nécessaire de tout conserver) les milliers d’emails qui encombrent votre boîte mail.

Ne prenez pas peur, aujourd’hui, de nombreux outils vous permettent de classer et de structurer en quelques clics votre boite mail professionnelle sans tout relire ! Nous vous avions déjà livré différentes bonnes pratiques pour votre messagerie professionnelle.

Messagerie professionnelle : 14 pistes pour gérer ses mails au quotidien et gagner en productivité !

1. Commencez par créer des dossiers et des sous-dossiers associés à votre boîte de réception (par exemple : vos fournisseurs, vos clients, etc.) en fonction de vos modes de fonctionnement et de votre organisation. Cette possibilité dépend du choix de votre logiciel de mails professionnels.
2. Créez des règles de classement automatiques pour les emails reçus et/ou à recevoir afin de les ranger automatiquement dans les bons dossiers ou sous-dossiers.
   Pour ce faire, il est conseillé d’user des répertoires et de les catégoriser : Urgent – En cours – A faire plus tard. Et pour ne pas oublier les mails urgents ou critiques, il y a l’alternative consistant à les conserver dans la boîte de réception en faisant attention à ne pas les oublier. Il faut cependant faire remarquer qu’user d’un répertoire nécessite une certaine discipline. En effet, le dossier urgent par exemple, nécessite une consultation quotidienne tandis que « A faire » doit être traité une fois par semaine au minimum. Chaque répertoire doit avoir une fréquence de fréquentation bien déterminée et qu’il faut respecter. Une fois par mois, l’ensemble de la boîte mail doit être vérifiée pour traiter les dossiers et y mettre de l’ordre.
3. Supprimez tous les emails inutiles ou qu’il n’est pas nécessaire de conserver : des notifications de promotions échues, des newsletters datées… Une règle automatique peut aussi le faire à votre place !
4. Rajouter une option à votre messagerie professionnelle pour que votre corbeille soit vidée à chaque fermeture de l’application.
5. Enregistrez une copie des emails à absolument conserver dans le dossier adéquat de votre serveur de messagerie professionnelle ou de votre espace de stockage Cloud, puis supprimez-le de votre boîte de réception. Cet email sera conservé dans le dossier adéquat et consultable, notamment par le nouveau collaborateur qui n’aurait pas bénéficié d’un transfert du message puisqu’il n’était pas encore dans la structure.
6. Appliquez une norme de rédaction pour l’objet de vos emails. En un seul coup d’oeil, vous et votre destinataire connaîtrez le contenu de l’email. Le classement et la recherche postérieure du courrier seront facilités. Les bonnes pratiques de rédaction d’un email sont primordiale pour une organisation sans faille !
7. Il faut traiter les mails par lots en y consacrant par exemple 10 minutes le matin et 10 minutes le soir. Le but de la démarche est de ne pas avoir à y revenir tout le temps et ainsi, ne pas se laisser déborder. Vous pouvez traiter 10 mails en une fois, puis passer à autre chose par exemple.
8. Divisez l’écran d’accueil de votre boîte aux lettres électronique afin de mieux visualiser les mails et leur nature, ainsi que leur ordre de priorité. Une fonctionnalité de Gmail permet d’exécuter cette action.
9. Protégez-vous des spams afin d’être assuré que vous ne recevez que de « vrais » messages. Pour cela, vous pouvez encoder les adresses mail sur les formulaires et sites webs afin de placer sur votre site un code vous permettant de protéger des robots qui crawlent et qui peuvent absorber votre adresse. Il existe sur la toile des solutions de filtres anti-spam qui ne nécessitent pas d’installation et qui permettent de nettoyer la boîte mail en amont de la réception de spam.
10. Gérer les nouveaux mails de manière immédiate en procédant à l’une ou l’autre des actions suivantes : suppression des messages inutiles, traitement immédiat des actions prenant moins de 2 minutes, transfert des messages qui doivent être gérés par une autre personne et classement dans le répertoire approprié si l’action ne peut être faite immédiatement.
11. Prenez soin de vous désabonner des news qui ne vous servent plus à rien. Les messages remplissent un espace de stockage qui pourrait vous servir à autre chose et cela vous fait perdre du temps pour rien.
12. Utilisez des e-mails uniquement lorsque c’est nécessaire : Au lieu d’envoyer constamment des courriers électroniques tout au long de la journée, il faut opter pour d’autres alternatives plus simples. Ainsi, si le message est destiné à un collègue dans le même bureau, faites le déplacement ou utilisez des lignes téléphoniques internes. Vous pouvez aussi utiliser des applications idoines afin de parler d’un dossier avec des collègues, au lieu de détourner l’e- mail. Ainsi, les applications telles que Asana ou Slack intègrent des fonctions tchat qui permettent de communiquer instantanément et travailler sur des projets en équipe.
13. Adoptez de bonnes habitudes vis-à-vis des courriers électroniques, en incitant aussi les membres de votre équipe à en faire de même. Si le mail fait plusieurs paragraphes très longs, il est sûr qu’il serait plus judicieux d’en discuter par téléphone ou de vive voix. Il est aussi conseillé de promouvoir les bonnes pratiques en matière de courrier électronique et de communication au sein de l’entreprise.
14. Se servir d’applications pour gérer les mails.
    

    Messagerie professionnelle : les outils pour gérer ses mails au quotidien et gagner en productivité !

    InboxZero

    Il s’agit d’un outil qui est compatible avec Gmail, Outlook, Yahoo… dont la création remonte à 2014 et qui permet la connexion à toutes les boîtes mails, que ce soit sur bureau, mobile ou tablette.
    L’ergonomie intelligente de l’outil permet de retrouver un message facilement et centralise tous les échanges par contact en un seul endroit, de même que le titre de toutes les PJ échangées.
    Néanmoins, l’intuitivité gagnerait à être améliorée. L’appliquer permet en outre de démarquer les messages provenant des vraies personnes des newsletters, ce qui facilite le classement des conversations en catégories bien distinctes. Il y a également les différentes fonctionnalités comme les systèmes de rappels, le « mode sérénité » (permettant de ne plus voir les notifications de mail ou de d’en afficher que certaines, selon votre choix), … Pour la tester, l’application dispose d’une version gratuite.

    Swinbox

    Il s’agit d’une nouvelle forme de messagerie dont l’objectif est d’augmenter la productivité grâce à un dashboard des emails (création des tâches, déplacement dans les listes de tâches pour traitement..). Cette appli peut être pratique en fonction des typologies de travail et des activités.

    Franz

    Cette application convient aux personnes qui doivent gérer une myriade de services de messagerie et d’emails car elle permet de mieux s’y retrouver en centralisant le tout. L’organisation du travail s’en trouve ainsi facilitée. Cet outil peut ainsi être utilisé pour accéder plus rapidement aux différents services et de s’assurer de l’accessibilité immédiate à tous les échanges. Franz est un logiciel compatible avec Linux, Mac et Windows et peut centraliser jusqu’à 34 services de messageries et d’emails.

    Mozilla Thunderbird

    Thunderbird est l’alternative la plus répandue à Outlook (d’ailleurs il y ressemble assez). Cet outil a été créé par Mozilla et il a l’avantage d’être très complet. Il intègre la gestion d’agenda et de flux RSS, il est compatible avec tous les systèmes d’exploitation… Le logiciel est gratuit et open source, en plus d’être assez sécurisé et d’offrir une protection efficace contre les spams. Mozilla Thunderbird est disponible sur Windows, Mac et Linux.

    Mailspring

    Mailspring est une appli avec un design très soigné et qui est agréable et facile à prendre en mains. Il s’agit d’une des solutions les plus prisées à l’heure actuelle. Bien que la version freemium n’intègre pas les fonctionnalités comme le tracking des clics et les ouvertures d’emails, cette version gratuite n’en reste pas moins extrêmement convaincantes. L’outil est cependant réservé aux anglophones et est disponible sur Windows, Mac et Linux.

    Foxmail

    C’est une solution de messagerie chinoise très populaire dans les pays asiatiques, mais qui a l’avantage d’être intégralement traduite en français. Tout comme Thunderbird, elle est complètement gratuite (et non pas freemium).
    Foxmail est vraiment complet en matière de fonctionnalités, que ce soit pour une utilisation professionnelle ou une utilisation personnelle. Néanmoins, quelques défauts sont signalés du côté de l’éditeur de messages. Foxmail est disponible sur Windows et Mac.

    Mailbird Lite

    Mailbird Lite est plus qu’un client de messagerie, une plateforme de communication globale regroupant le courrier électronique, le tchat ainsi que le transfert de fichiers en un unique endroit.
    Bien que la version gratuite de l’application soit limitée, il n’en reste pas moins simple et facile à utiliser. Sa configuration est également très simple. Mailbird Lite est disponible sur Windows.

    eM Client

    Il s’agit d’un logiciel de messagerie d’une grande richesse doté d’un système de traduction automatique et d’une messagerie instantanée. En outre, cet outil permet de migrer facilement les contacts et messages depuis d’autres services comme Gmail, Yahoo ou Outlook. Le seul petit défaut d’eM Client est que la version gratuite ne permet de gérer que deux comptes. L’appli est compatible avec Linux, Mac et Windows.

    HubSpot Sales

    Cet outil est disponible en version gratuite ou payante. Ses fonctionnalités avancées permettent non seulement de gérer les mails de manière efficace mais aussi d’améliorer la productivité. En effet, l’extension Hubspot Sales Chrome permet de savoir qui a ouvert vos courriels, quand, combien de fois et d’où, grâce à des notifications en direct. Cet outil peut à la fois s’intégrer à Gmail et Outlook.
    Une autre fonctionnalité intéressante est la barre latérale des informations de contact qui apparaît lors de l’ouverture d’un fil de discussion. Cette barre affiche toutes les informations pertinentes sur le destinataire du courrier électronique. Une fonctionnalité permettant de planifier l’envoi de courriels est même disponible.

    IFTTT

    IFTTT ou « If This Then That » est un outil très performant pour l’amélioration de la productivité. En effet, il permet de connecter les applications et les appareils utilisés au quotidien, grâce à des « recipes » (recettes). Les fonctionnalités sont très complètes, ce qui est appréciable pour un outil gratuit. IFTTT permet notamment d’automatiser les tâches manuelles les plus fastidieuses comme envoi de PJ à Dropbox, enregistrement de courriels sur Evernote, la planification de rappels pour certains courriers électroniques, la transformation des emails en cartes Trello…

    Google Inbox

    Grâce à Gmail, Google a cerné le comportement des utilisateurs par rapport au courrier électronique. Pour répondre aux besoins et s’adapter à ces comportements, le célèbre moteur de recherche a créé Inbox, qui est un nouveau système de boîte de réception. Il s’agit d’un outil qui fonctionne comme un  outil de gestion des messages axé sur des tâches. Chaque courrier électronique reçu est considéré comme un une tâche à traiter, ainsi, si ce l’email ne nécessite pas réponse immédiate, il suffit de sélectionner l’option « Snooze » et programmer quand il doit de nouveau être affiché. Il est même possible de programmer la notification quand vous vous trouvez à un emplacement spécifique. Un des autres avantages de Google Inbox est qu’il est « Mobile-Friendly », c’est à-dire qu’il est compatible avec les supports mobiles  comme les tablettes ou les Smartphones. Pour l’utiliser, il suffit d’installer l’application mobile sur iOS ou Android. L’appli est gratuite.

    SaneBox

    C’est outil facile d’utilisation permettant principalement de hiérarchiser chaque mail au fur et à mesure de leur réception. Le plus ? Pas besoin d’installer quoi que ce soit : la fonctionnalité permet de catégoriser les courriers électroniques dans des dossiers comme SaneLater ou SaneNews.
    Sanebox analyse chaque email de la boîte de réception pour le classer par ordre d’importance. Cette analyse est basée sur l’activité générale de la boîte de réception : si le mail est jugé important, il est directement envoyé dans la boîte de réception. Si ce n’est pas le cas, il sera envoyé dans le dossier approprié. Plus tard, Sanebox vous enverra un résumé des courriels envoyé aux trois dossiers pour que l’utilisateur puisse décider si l’un d’entre eux nécessite une attention particulière. Au fil du temps, l’outil gagnera plus d’efficacité et le système de filtrage pourra s’affiner. Le dossier SaneBlackHole est celui qui est destiné aux courriels à supprimer ou aux désabonnements. Il suffit de glisser manuellement le mail dans ce dossier et il sera automatiquement supprimé et désabonné de la source. Sanebox propose aussi d’autres fonctionnalités intéressantes, notamment « pièces jointes » qui envoie automatiquement toutes les PJ dans un dossier Dropbox. Cet outil est payant, avec un prix commençant à 7 dollars par mois et avec plusieurs versions premiums disponibles.

    The email Game

    The email game est une appli idéale pour les travailleurs qui reçoivent une grande quantité de
    courriels dans leur boîte de réception mais qui n’arrivent pas à se décider à en supprimer. En effet,
    cet outil gratuit pour Gmail et Google Apps simplifie le nettoyage de la boîte de réception. Il suffit d’y entrer l’adresse mail pour que le travail commence : the email game laisse cinq secondes pour décider quoi faire : répondre, archiver, supprimer ou ignorer. En cliquant sur répondre, l’utilisateur dispose de trois minutes par défaut pour répondre (ce délai peut être prolongé).

    Checker Plus

    C’est une extension Chrome pour Gmail permettant de gérer plusieurs comptes Gmail à la fois pour éviter d’avoir à parcourir plusieurs boîtes de réception. Cet outil gratuit intègre une fonctionnalité « notification instantanée par courrier électronique » qui fonctionne même lorsque Gmail n’est pas ouvert. Checker Plus envoie des notifications sur le bureau lors de la réception d’un nouvel email sans avoir à ouvrir Gmail dans le navigateur. Il est même possible de lire ou de supprimer le courrier. Il y a également la fonctionnalité de notification vocale de l’extension qui lit le mail à voix haute.

Bien sûr, tous ces conseils peuvent également s’appliquer au dossier « Eléments envoyés ». Une fois ces règles mises en place, seuls les emails qu’il vous reste à lire et à traiter apparaîtront dans votre boîte de réception. La gestion de vos emails sera ainsi grandement facilitée !