Nous avons abordé à plusieurs reprises déjà dans nos précédents articles :  l’importance de professionnaliser ses outils de communication pour les TPE, et plus précisément de votre messagerie professionnelle. Voici encore une piste concrète afin de remplir cet objectif : la charte de rédaction.

Qu’est-ce qu’une charte de rédaction ?

La charte de rédaction est l’ensemble des normes rédactionnelles que vous choisissez de mettre en place afin d’harmoniser et d’optimiser la diffusion de messages électroniques au sein de votre structure.

Quels sont les éléments à charter ?

1- L’adresse de messagerie professionnelle

Après avoir fait l’acquisition d’un nom de domaine, il est important que vous et vos collaborateurs aient une adresse de messagerie uniforme. A vous de le choisir si vous optez TOUS pour : nom.prenom@votresociete.fr ou initialesduprenom.nom@votresociete.fr, etc.

A lire : 7 bonnes raisons d’opter pour une adresse mail professionnelle

2- La signature de vos emails

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Créez une trame de signature uniforme à l’ensemble du personnel. L’envoi d’un mail suppose souvent une réponse ; veillez à ce que toutes vos coordonnées soient facilement et uniformément identifiables par vos destinataires. Une signature email est facilement interchangeable, demandez à vos équipes de « coller » au modèle du moment. N’hésitez pas à consulter notre tuto sur la création de la signature email sur Outlook qui détaille toute la marche à suivre.

A lire : Email professionnel, quelques bonnes pratiques à connaître

3- La police et la couleur de rédaction

Définissez une police, une taille et une couleur de caractères pour la rédaction des emails de vos collaborateurs. Ces détails, qui peuvent paraître minimes, ont tous leur importance : un mail difficile à lire à cause d’une police trop originale ou d’une couleur inappropriée ne sera pas perçu comme souhaité par son destinataire.

De même, il faut éviter d’abuser des majuscules (qui vous font courir le danger d’atterrir directement dans les spams) qui donnent l’impression de « crier ». Il vaut mieux utiliser les italiques, les soulignés ou mettre les caractères en gras pour mettre en valeur les points importants. 

En outre, il ne faut pas utiliser les ponctuations et les emojis de manière excessive. Attention notamment aux points d’exclamation ! Les emojis sont largement utilisés dans la communication numérique et il est possible d’y avoir recours dans la rédaction professionnelle. Néanmoins, il est déconseillé de les utiliser dans les courriels professionnels formels. 

4- L’objet du mail

Les flux de mails sont de plus en plus importants de nos jours. Un objet bien renseigné évitera, non seulement, son classement intempestif en courrier indésirable, mais facilitera également son traitement par vos destinataires. Par exemple, commencez la rédaction de votre email par le nom de votre structure (ou le nom du dossier géré si c’est en interne) puis précisez en quelques mots le contenu (ex : MIXconcept – Charte de rédaction de vos emails). De plus, notez que des échanges comportant le même objet sont classés dans une conversation.

5- La qualification des destinataires

Formez vos équipes à la bonne utilisation des différents types de destinataires.

  • A : destinataire(s) principal(aux) ;
  • Cc : destinataire(s) en copie de vos échanges ;
  • Cci : destinataire(s) « caché(s) » en copie.

Par définition, un destinataire principal est sollicité pour une action et les destinataires Cc : et Cci : pour information.

6- Les réponses aux emails reçus

Sensibilisez vos équipes sur les notions de « Répondre » et « Répondre à tous ». La prise en compte de cette précision permettra à l’ensemble des destinataires (A : et Cc 🙂 d’être au fait de tous les échanges. A utiliser tout de même lorsque c’est vraiment nécessaire afin d’éviter d’encombrer les boîtes mails de vos collaborateurs ou clients.

7- La réception des emails

Soumettez à vos collaborateurs une norme de classement et sauvegarde des emails. Les recherches de documents et la traçabilité des échanges seront grandement facilitées.

8- L’option de désabonnement pour les destinataires 

La charte éditoriale doit prévoir l’option qui permet aux destinataires de se désabonner dans les mails de l’entreprise. Mais comme tout élément de votre communication, il doit être bien préparé : il faut demander la raison pour laquelle l’e-mailing a été envoyé, à l’aide d’une phrase type « Nous vous envoyons cet email car vous vous êtes inscrit à la liste de diffusion de notre newsletter. Pour vous désabonner, cliquez ici ». Cela peut aider les lecteurs à se souvenir de la raison pour laquelle ils s’étaient abonnés à la newsletter. 

9- La longueur du mail 

Un mail professionnel doit bien être structuré sur le modèle de la pyramide inversée. Il est conseillé de faire dans la concision, en débutant par l’information principale puis en abordant les autres éléments par ordre décroissant d’importance. Dans la charte de rédaction, il faut préciser que les phrases doivent être courtes et claires dans le mail professionnel, en évitant les termes compliqués. 

10- La formule de politesse 

Un email professionnel doit toujours comporter une formule de politesse à la fin. Le degré de formalité doit être en rapport avec la formule d’appel et le ton général du courriel. 

11- Le style de messagerie 

Les emails professionnels doivent avoir un style bien spécifique. Ils doivent aller à l’essentiel mais avec suffisamment d’informations. 

12- Le ton du message 

Le ton du mail professionnel doit changer en fonction du public : il peut être formel ou léger, en fonction du message à faire passer et à qui il s’adresse. Même dans un message bref, il est toujours de rigueur d’inclure des formules de politesse. 

13- L’appel à l’action 

La fin de mails professionnels doit inclure un appel à l’action spécifique, ce qui doit être précisé par la charte de rédaction. Cet appel à l’action doit refléter clairement la demande de votre entreprise. Il ne faut pas supposer que le lecteur comprend automatiquement ce qu’il est censé faire après la lecture du mail. Il convient d’éclaircir ce point grâce à l’appel à l’action, qui doit par ailleurs inclure la chronologie. Si le courrier électronique est destiné à plusieurs personnes, il est nécessaire de clarifier quelle tâche va à qui, en nommant directement les personnes concernées. 

La clarification des tâches et des attentes permet au destinataire de réagir plus efficacement. Si vous souhaitez une confirmation, il est conseillé de formuler l’appel à l’action sous forme de question. S’il s’agit d’une notification n’exigeant pas précisément une réponse, il faut structurer l’appel à l’action sous la forme d’une instruction. 

14- Les pièces jointes et liens 

La charte de rédaction doit préciser les modalités selon lesquelles les pièces jointes et les liens référencés doivent être inclus dans l’e-mail. Il faut notamment préciser l’obligation de nommer le fichier joint pour pouvoir l’identifier clairement. Il vaut mieux éviter de forcer le lecteur à chercher les informations dont il a besoin. 

Les liens servent généralement à diriger le lecteur vers des sites web ou des répertoires intranet. Ils peuvent cependant être longs ou gênants dans les courriers électroniques. Il est d’usage d’intégrer le lien hypertexte dans une phrase existante. Enfin, il est nécessaire de tester le lien pour s’assurer qu’il ouvre le site adéquat. 

15- Les règles de copyright 

Citer ses sources est un des principes les plus importants dans une rédaction professionnelle. C’est indispensable pour communiquer avec transparence et honnêteté. Cette section de la charte rédactionnelle doit faire le point sur les méthodologies de recherches et sourcing, ainsi que les mentions de copyright. Il est nécessaire de responsabiliser les collaborateurs vis-à-vis des règles simples à appliquer concernant les références, les attributions, les citations… 

16- La terminologie 

La charte utilisation de la messagerie d’entreprise doit intégrer une partie consacrée à la terminologie. En effet, certains termes sont spécifiques au secteur d’activité de l’entreprise et ne sont pas universellement reconnus. Cela peut être sans incidence pour les mails qui circulent à l’intérieur même de l’entreprise mais peut s’avérer problématique pour les communications à destination de l’extérieur.  

Les termes qui ne font pas consensus sur leur orthographe, jargonnants ou flottants doivent être réunis dans une convention pour uniformiser leur rédaction au sein de l’entreprise. Pour plus de pratique, il est d’usage d’organiser cette section sous forme de lexique. 

17- Le guide de style 

Cette section de la charte de rédaction reprend l’ensemble des règles de base pour la messagerie d’entreprise. On doit y retrouver les normes de ponctuation, les usages grammaticaux ainsi que les différentes conventions typographiques. Il s’agit tout simplement de produire un guide de référence pour tout le personnel de l’entreprise. 

Néanmoins, ce guide doit comprendre les exceptions de marque de manière explicite, notamment la question des capitalisations et abréviations dans les noms de produits ou services. Il s’agit en somme de la grammaire interne de l’entreprise. 

Comment rédiger une bonne charte rédactionnelle ? 

Une charte de rédaction doit contenir le maximum d’informations tout en restant utilisable et facile à prendre en mains par tous. Ainsi, il est essentiel que ce document ait les qualités suivantes : 

  • Complet mais concis avec un nombre de pages limité ; 
  • Bien structuré avec des sections thématiques, auxquelles on peut accéder grâce à une table des matières dynamique ; 
  • Avec des objectifs clairs, sans trop de fioritures et digressions. 

Adopter une charte de rédaction demande donc la mise en place rigoureuse de normes de rédaction et d’utilisation, et est la clé vers la professionnalisation de vos outils de communication. Vos interlocuteurs seront sensibles à ces « points de détails » qui font toute la différence !

Il paraît facile, voire routinier d’écrire des mails, pourtant, au niveau professionnel les choses sont parfois moins simples qu’elles en ont l’air. Des petits détails fâcheux peuvent nuire à la réputation de l’entreprise et la taxer d’amateurisme, tout en perturbant le travail entre les collaborateurs. Pour pallier cela, la charte de rédaction devient alors un outil de travail incontournable pour votre entreprise.  

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