Microsoft propose des solutions de sauvegarde en ligne de vos documents : OneDrive et OneDrive Entreprise. Ces solutions qui font partie des offres Office 365 sont toutes deux hébergées sur le cloud Microsoft et proposent des espaces de stockage de vos données en toute sécurité. Afin qu’il n’y ait pas de confusion, il convient de clarifier notre discours… En effet, dans un usage professionnel nous faisons souvent un raccourci et parlons de OneDrive. Cependant, OneDrive et OneDrive Entreprise sont différents et un amalgame de ces deux outils dans un contexte professionnel pourrait engendrer des conflits de synchronisation. Faisons ici un rapide point pour déterminer les différences entre OneDrive et OneDrive Entreprise.
Qu’est-ce que OneDrive ?
Microsoft OneDrive est l’espace de stockage vers lequel sont automatiquement sauvegardés vos documents / fichiers lorsque vous évoluez sous un environnement Windows 10. Cet espace est configuré par défaut mais est davantage destiné à une utilisation personnelle. En effet, profitez de OneDrive pour stocker vos documents personnels, vos photos de vacances… Bref, libre à vous d’organiser votre drive comme vous l’entendez !
Qu’est-ce que OneDrive Entreprise ?
Définition
OneDrive Entreprise est quant à lui un espace de stockage de données dans le cadre d’une utilisation professionnelle. Il est disponible avec les abonnements Microsoft Office 365. Chacun de vos utilisateurs dispose d’1 To d’espace sur le cloud pour stocker, partager ou co-éditer des données et documents professionnels en toute sécurité. OneDrive Entreprise est également téléchargeable sur l’ensemble de vos outils de travail, qu’ils soient mobiles (smartphone, tablette…) ou fixes (ordinateur) et accessible en version online ou hors connexion.
Utilisation de OneDrive Entreprise
OneDrive Entreprise est comme énoncé précédemment un espace de stockage cloud. Vous pourrez ainsi y créer des espaces dédiés pour faciliter la gestion des données et documents sauvegardés.
Chaque membre d’une organisation dispose donc d’une bibliothèque de stockage sur OneDrive Entreprise. Les fichiers créés sur vos supports de travail peuvent y être stockés très facilement. Grâce au cloud, ils seront alors accessibles en tout lieu via un navigateur web et un ordinateur fixe ou un appareil mobile.
C’est également un espace dédié au partage de documents et à la collaboration. En effet, les dossiers, données et/ou documents stockés sur le drive sont privés jusqu’à ce que vous décidiez de les partager. Les options de partage sont nominatives, sécurisées et valables jusqu’à ce que vous décidiez de stopper les autorisations d’accès. Au-delà du partage, les personnes autorisées, qu’elles soient internes ou externes à votre société, pourront également participer à l’édition d’un document.
Le plus grand avantage de ces services Cloud est l’accessibilité. Ces services ont en effet vu le jour pour donner réponses aux nouvelles problématiques de mobilité des entreprises. Grâce à la synchronisation en continue entre votre ordinateur et le Cloud, la dernière version des documents sera toujours disponible. Les dossiers synchronisés seront alors accessibles depuis le navigateur même en mode hors connexion.
Si vous disposez des 2 services, Microsoft préconise aux professionnels de désactiver OneDrive installé par défaut sur tous les environnements Windows 10. Pour ce faire vous pouvez consulter le lien suivant : Désactiver ou désinstaller OneDrive.
OneDrive Entreprise en tant que service disponible dans les abonnements Office 365 est associé au Pack Office (Word, Excel, PowerPoint…) afin de créer et éditer des documents (docs) mais aussi à d’autres applications telles que SharePoint. Notez que OneDrive Entreprise et SharePoint sont deux applications étroitement liées grâce à leurs synchronisations permanentes ; SharePoint est d’ailleurs la meilleure réponse aux besoins de collaboration et gestion de projets entre différents services ou même différentes structures. Nous étayerons nos propos dans une prochaine publication.
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