Microsoft Teams vient de fêter ses 4 ans et compte aujourd’hui plus de 115 Millions d’utilisateurs au quotidien ! Le contexte particulier de ces derniers mois n’est, bien évidemment, pas étranger à ce bon de plus de 50% d’utilisateurs en 1 an ! TEAMS, plateforme de collaboration / conversationnelle des abonnement Microsoft 365 est actuellement une véritable réponse aux attentes et contraintes des entreprises. En effet, les fonctionnalités de conversation, de tchat, de vidéoconférence ou de coédition de fichiers … permettent aux entreprises de fournir à leur utilisateurs une plateforme de travail sécure, ergonomique et adaptable aux nouvelles configurations de travail souvent en distanciel.
Vous trouverez ci-après une présentation plus détaillée des fonctionnalités principales de cette application Microsoft 365 qui simplifiera les échanges et le travail de vos équipes.
Qu’est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft 365 Teams est une application de messagerie destinée aux entreprises. Mais pas seulement ! Il s’agit d’un espace de travail pour la collaboration et la communication en temps réel, les réunions, le partage de fichiers et d’applis … Le tout regroupé au même endroit, ouvert et accessible à tous. C’est en quelque sorte le « hub » de toutes les applications Microsoft.
Déjà envisagé dans de nombreuses structures, les derniers mois ont boosté les entreprises à instaurer le travail à distance. Pour que les équipes restent, malgré tout, connectées et puissent travailler le plus efficacement possible, Microsoft 365 Teams propose un éventail complet de fonctionnalités : chat, organisation de réunions en ligne, appels, visio-conférence… C’est un outil complet permettant d’apprendre et de collaborer au sein d’un même espace de travail. Tout se fait online, en toute sécurité, ce qui est l’un des points les plus importants pour que le télétravail fonctionne.
Quels sont les avantages de Microsoft 365 Teams ?
Microsoft 365 Teams présente les principaux avantages suivants :
- Une conversation incluant du texte, du son, des vidéos et la possibilité de partager des fichiers;
- Une conversation privée, idéale pour le développement d’une idée, puis possibilité de partage avec l’ensemble de l’organisation ;
- Stockage de tous les fichiers, documents… au même endroit ! ;
- Intégration de vos applications favorites : Trello, GitHub, Planificateurs,
- Une possibilité de se connecter à Sharepoint et à OneDrive, avec importation de fichiers d’un outil à l’autre ;
- Une version 100% gratuite;
- Compatible avec Windows, Mac, iOS et Android.
Quelles sont les principales fonctionnalités de Microsoft Teams ?
Microsoft 365 Teams permet l’accès à l’ensemble des fonctionnalités essentielles en entreprise au sein d’une plateforme unique : messagerie instantanée, fils de discussions, stockage et partage de ressources, appels audio et vidéo, réunions, organisation de planning, groupes de travail, etc.
Fonctionnalités de téléphonie et de réunions
Des conférences audio et vidéo sur Microsoft Teams 365
L’année 2018 a marqué un grand tournant pour Microsoft 365 Teams avec l’intégration progressive des fonctionnalités de communication initialement réservées à Skype Entreprise. Ainsi, Teams propose désormais l’intégration directe de la visioconférence permettant de lancer un appel vidéo avec plusieurs collaborateurs d’un simple clic sur l’icône caméra.
Microsoft 365 Teams dispose également de fonctionnalités de partage d’écran ou de document ainsi que la possibilité de prendre en main le bureau à distance. Il est également possible d’effectuer la diffusion de l’écran d’un Smartphone directement dans une conférence vidéo, permettant ainsi de faire plus simplement des présentations en mobilité.
Grâce à son intégration dans Microsoft 365, il est possible de procéder à la création de documents Word, Excel ou Powerpoint, puis de les partager aux membres de l’équipe et d’y apporter des modifications de manière rapide.
Ainsi, il n’y a plus besoin d’envoyer différentes versions par mail, ce qui est souvent la source de confusions. Avec Microsoft 365 Teams, une seule interface permet d’ajouter des commentaires, de marquer les tâches à effectuer et de discuter du même document avec ses collègues.
En outre, l’enregistrement de la conférence est possible pour permettre aux collaborateurs absents de pouvoir regarder une rediffusion. Pour cela, il suffit d’activer l’enregistrement de la réunion dans les options de cette dernière. Petit plus, la transcription sous format texte est aussi disponible.
La fonctionnalité téléphonie d’entreprise
Régulièrement, des fonctionnalités de communication et de téléphonie sont ajoutées à Microsoft Teams 365. Ainsi, la plateforme va permettre à terme de gérer toute la téléphonie IP professionnelle simplement dans l’interface.
De plus, l’interface 365, Teams permet déjà d’accéder à la téléphonie. Ainsi les utilisateurs peuvent appeler n’importe quel numéro dans le monde. La seule condition est d’autoriser Microsoft Teams en tant que plateforme de téléphonie dans le centre d’administration Office 365.
Les fonctionnalités pour améliorer l’expérience utilisateur
L’accès invité pour les partenaires et clients
La fonctionnalité accès invité permet l’ajout des relations externes à l’entreprise via une simple adresse mail. L’utilisateur invité accédera ainsi uniquement au groupe auquel il a été ajouté. Le reste des membres seront notifiés de cet ajout.
Ainsi, les invités peuvent également rejoindre des conversations audio et vidéo sans accéder à Microsoft Teams. Cela peut être très pratique quand un utilisateur est en déplacement, sans avoir accès à Teams ou encore pour pouvoir discuter avec un utilisateur qui ne possède pas l’interface. Il pourra ainsi passer directement par son navigateur web afin de rejoindre la conférence.
Les applis pour la plateforme Teams
Le système d’onglets de Microsoft Teams permet l’organisation de l’espace de travail par la segmentation des différents outils. Une des fonctionnalités les plus intéressantes de Teams est l’ajout d’applications sur la plateforme afin d’avoir un espace de travail complet et totalement personnalisé en fonction des besoins.
D’ailleurs, plus de 80 applicateurs et connecteurs qui proviennent de nombreux éditeurs connus sont disponibles (Hootsuite, ZenDesk, Polly, MainChimp, SurveyMonkey,…). Certaines applis permettent d’afficher uniquement les éléments qui vous sont utiles et ainsi d’avoir une interface spécifique.
De plus, le partage des informations qui proviennent d’une appli directement dans un fil de discussion facilite grandement le partage des données. Fluidifiant ainsi les échanges et évitant l’envoi de captures d’écrans comme sur certaines autres plateformes.
En outre, des raccourcis d’actions utilisateurs sont également disponibles pour utiliser certaines fonctionnalités plus facilement et de manière rapide. Ainsi, il est désormais possible de lancer un appel ou de joindre une conférence via la barre de recherche. Par exemple, il est possible de lancer un appel via la commande appeler et en indiquant le nom de la personne à appeler.
Ainsi, Microsoft 365 Teams s’enrichit continuellement de nouvelles fonctionnalités et intégrations pour les services Office 365 existants. Il s’agit donc d’une plateforme centrale de collaboration très puissante pour les utilisateurs. Elle permet la centralisation d’un maximum d’actions ainsi qu’une simplification de l’utilisation et une protection complète des données.
Microsoft 365 Teams donne la possibilité de partager facilement des fichiers entre collaborateurs. Les fichiers Word, Visio, PowerPoint et Excel peuvent être envoyés, partagés et affichés directement dans une visioconférence pour simplifier les démarches. Toutes ces fonctionnalités de la version actuelle de Teams nécessitent peu de temps pour être prises en main.
A noter que Teams est inclus dans tous les abonnements MICROSOFT 365 et vous pouvez faire appel à des experts pour déterminer la stratégie de déploiement qui vous convient et former vos utilisateurs à ce nouveau mode de travail en équipe !
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