Avoir une adresse mail professionnelle est indispensable pour toutes les entreprises. Et pourtant, bon nombre de petites entreprises (TPE) fonctionnent encore avec une adresse email gratuite du type « votreentrepriseATgmail.com ». Voici 12 bonnes raisons de choisir une adresse email professionnelle.
1- Une adresse mail gratuite ne renvoie pas vers votre site internet
Fonctionner avec une adresse de messagerie professionnelle signifie communiquer avec votre nom de domaine. Vous avez fait, ou allez faire, le choix d’un nom de domaine qui sera la base de votre communication d’entreprise. Utilisez-le aussi pour votre messagerie pro ! Votre site internet est un investissement, développez votre notoriété et le trafic sur votre site web grâce à vos envois d’email (et d’autres techniques).
2- Une adresse email personnelle ne met pas en avant votre marque
Pourquoi valoriser les gros faiseurs de messagerie gratuite quand vous pouvez valoriser votre propre notoriété ? Faites valoir à vos différents interlocuteurs le professionnel que vous êtes. Cela passe aussi par des outils adaptés.
Une adresse mail gratuite est certes très pratique pour un usage personnel mais pas pour un usage professionnel. En effet, une adresse de ce type n’inspire pas forcément confiance à vos interlocuteurs. Pour obtenir une adresse mail professionnelle qui soit liée à un nom de domaine, il est nécessaire de choisir un hébergement professionnel. Ce type d’adresse présente l’avantage de limiter la fraude et est surtout plus rassurant, vis-à-vis de la clientèle.
3- Avoir une adresse email indépendante de votre FAI
Une adresse email avec votre nom de domaine vous permet aussi de ne pas être dépendant des choix de communication de votre fournisseur d’accès à Internet (FAI). En effet, combien de vos contacts ont encore une adresse mail avec le nom d’un FAI qui n’existe plus ? Par exemple : @wanadoo.fr, @tiscali.fr, etc. En ayant un nom de domaine qui lui est propre, votre entreprise peut garder l’adresse mail correspondante, même si elle changer de fournisseur ou d’hébergeur.
4- Un email gratuit n’est pas approprié si vous avez des employés !
Vous avez créé votre entreprise seul, vous avez créé rapidement une adresse type nomdevotreentreprise@gmail.com. Aujourd’hui, vous « grandissez » et vos collaborateurs ont besoin d’une adresse de messagerie pro, voire d’une messagerie collaborative.
Une messagerie professionnelle vous permet de créer des adresses mail nominatives pour vos collaborateurs avec votre nom de domaine. Les échanges seront personnalisés et professionnalisés et donneront à vos clients l’assurance de s’adresser au bon service ou au bon interlocuteur.
5- Une adresse email professionnelle vous permet de centraliser toutes vos messageries
En tant que professionnel, vous disposez surement d’une adresse email personnelle, d’une adresse mail professionnelle nominative et d’une adresse professionnelle générique telle que contact@votreentreprise.fr. Les outils de messagerie professionnels vous offrent la possibilité de consulter toutes ces boîtes aux lettres de façon simultanée sur une seule interface. Si vous envisagez d’utiliser la messagerie pro Outlook, voici comment configurer plusieurs adresses de messagerie.
6- Avoir une adresse mail professionnelle avec un espace de stockage adapté
Les boîtes aux lettres électroniques professionnelles vous offrent un espace de stockage adapté à vos besoins. Les flux d’échanges sont bien plus importants que pour un particulier et vos contenus peuvent être « lourds » à conserver : scan d’un « bon pour accord » de commande, copie de contrat…
7- Une adresse email professionnelle pour une protection renforcée contre les virus
Nous avons souvent abordé la problématique de sécurité de vos outils numériques. Une boîte de réception professionnelle offre une protection renforcée contre les emails « malveillants » et attaques « pirates ». Certains proposent même un robot anti-spam intelligent qui bloque l’ensemble des mails dont les expéditeurs sont repris sur des listes noires ou qui utilisent des algorithmes suspects. Certains services de protection effectuent un contrôle approfondi au niveau du serveur de manière à détecter tout virus, spam et logiciel espion tout en sauvegardant systématiquement les emails.
8 – Une adresse mail professionnelle permet d’adapter une boîte mail à tous les besoins
Les fournisseurs de services de messagerie électronique gratuits offrent une boîte mail avec un
volume limité. Un mail professionnel peut offrir plus d’espace de stockage, ce qui convient à un
usage professionnel. Les hébergeurs proposent également la possibilité de commander de l’espace
ou des boîtes mail supplémentaires.
9 – Un mail professionnel permet d’éviter le « spoofing »
Le spoofing ou vol d’identité électronique est une menace réelle qui consiste à se faire passer pour quelqu’un d’autre pour envoyer du spam. Cela peut nuire à la crédibilité de l’entreprise et présenter des risques pour les données confidentielles. Certaines compagnies de mail pro ont implémenté des règles strictes concernant ce problème, en interdisant les courriels qui utilisent leur courrier comme adresse d’expéditeur et envoyés depuis une plateforme tierce d’arriver à destination.
10 – Une adresse mail professionnelle minimise les chances de finir en spam
Ce sont les adresses courriels gratuites qui sont la plupart du temps utilisées par les spammeurs, d’où le fait que les filtres anti pourriels sont plus stricts avec ce type d’adresse. Ainsi, si vous utilisez une adresse mail gratuite pour envoyer vos courriers professionnels comme les newsletters, il y a des chances qu’ils atterrissent dans les spams et qu’ils ne soient jamais lus. Avec une adresse mail pro, vous êtes assuré que les messages sur lesquels vous avez investi du temps et de l’énergie arrivent bel et bien à destination et votre taux d’ouverture sera plus élevé.
11 – Une adresse mail professionnelle est plus sûre
Certaines fonctions essentielles comme l’accusé de réception et confirmation de lecture ne sont pas incluses sur les messageries gratuites. L’adresse mail pro permet au contraire de s’assurer que vos mails ont bien été envoyés et qu’ils ont bien été notifiés comme tels.
12 – Une adresse mail professionnelle permet de bénéficier de plus de fonctionnalités
En fonction de l’activité de l’entreprise et l’importance du mail dans son organisation, il peut être utile de disposer de plus de fonctionnalités comme l’alerte SMS sur mots-clés, le partage de dossiers de messagerie, de contacts et de calendrier ou encore de push mail. Certains prestataires offrent même des services intégrés tels que l’envoi de mail recommandé ou la gestion de pièces jointes volumineuses.
Créer un mail professionnel : quelques conseils
La création d’un email professionnel nécessite le respect de certaines règles élémentaires. Etant donné le fait qu’Internet a éliminé toute frontière qui concerne les activités commerciales, la concurrence est de plus en plus rude. Il est plus que jamais essentiel de soigner tous les détails et notamment les outils de communication de l’entreprise. D’où l’importance de respecter quelques règles lors de la création de votre adresse mail professionnelle.
- En premier lieu, il faut choisir un nom de domaine qui reflète la crédibilité de l’entreprise. L’option la plus prisée consiste à en choisir un qui corresponde au nom de votre organisation. Les mots comme « Outlook » ou « Google » peuvent être professionnels mais ils manquent cruellement d’unicité puisque les particuliers peuvent également les utiliser ;
- En outre, il est conseillé de laisser les surnoms aux communications à des fins personnelles. En effet, ces noms ne sonnent pas professionnels du tout et doivent être bannis pour une activité économique ou commerciale ;
- Il faut éviter d’une manière générale les numéros d’exclusion dans l’adresse mail professionnelle. Bien qu’il soit très peu probable d’avoir un nom et un prénom uniques au monde et donc encore inutilisés pour un compte mail, il vaut mieux éviter les adresses de type « JohnSmith12 », qui sont jugés peu fiables dans le monde professionnel ;
- Il est possible d’utiliser des noms génériques pour certaines fins : les adresses de messagerie professionnelles telles que info@monentreprise.com sont très répandues sur la toile. Elles sont caractérisées par le fait qu’elles n’ont pas d’attribut individuel et sont souvent utilisées pour un service ou un département de l’entreprise en particulier.
Vous l’avez compris, si vous utilisez une adresse mail gratuite, il est temps d’arrêter. Songez plutôt à professionnaliser vos outils de communication. Si vous avez encore besoin d’être convaincu, je vous invite à télécharger notre eBook ci-dessous, ou bien à prendre contact directement avec MIXconcept.
