L’email est devenu au fil des années un moyen de communication incontournable pour échanger avec vos prospects, vos clients ou encore vos collègues. Il est donc essentiel de posséder une messagerie professionnelle adaptée. Pour vous aider à y voir plus clair et à prendre du recul, voici 8 signes qui prouvent qu’il est temps de changer de messagerie mail et comment se passerait une migration.
1- Les signes qui montrent qu’il est temps de changer de messagerie mail
Votre adresse de messagerie est encore celle proposée par votre fournisseur d’accès Internet (FAI)
… Et dans le meilleur des cas, il existe toujours ! Vous communiquez avec une adresse mail du type votreentreprise@orange.fr, votreentreprise@sfr.fr… Fort heureusement, vous n’en êtes plus à votreentreprise@tiscali.fr ! Ne soyez plus dépendant des choix marketing de ces gros faiseurs de la messagerie : communiquez avec votre propre nom de domaine : vous@votrentreprise.fr.
A lire : 12 raisons de choisir une adresse mail professionnelle
Vous êtes envahi de spams !
Optez pour un serveur de messagerie sécurisé où le filtrage anti-spam automatique est efficace tout en vous permettant de paramétrer vos propres filtres. Vous pouvez par exemple utiliser Outlook, le service de messagerie professionnelle de Microsoft, qui vous protègera de la majorité des courriers indésirables qui vous sont envoyés.
Votre boîte de réception est saturée
Les outils de messagerie professionnelle vous offrent des espaces de stockage adaptés à vos besoins et aux flux importants de mails. Alors si vous avez une messagerie toujours pleine, il est grand temps de changer ! Sinon, vous courez le risque de ne plus pouvoir envoyer un email urgent, ou pire, vous ne recevrez plus d’emails… Jusqu’à ce que vous ayez suffisamment d’espace de stockage disponible.
La création de dossiers de classement est limitée
Votre boîte aux lettres électronique devrait vous permettre de trier et ranger vos emails afin de retrouver facilement les éléments classés. En effet, si vous n’automatisez pas vos mails et ne les triez pas régulièrement, vous serez vite débordé et les informations importantes seront noyées dans la masse.
A lire : Email professionnel, quelques bonnes pratiques à connaître
Votre messagerie pro n’est pas collaborative
Pour vous et vos collaborateurs, le mail est devenu le vecteur de communication principal. La majorité des informations transite par ce biais. Choisissez donc un outil de messagerie pro valorisant la collaboration. Choisir une messagerie collaborative vous fera gagner du temps et optimisera votre organisation.
Vos mails, calendriers et contacts ne sont pas synchronisés
Votre base de données est unique, stockée sur le Cloud, il vous est possible d’y accéder par différents moyens sécurisés et mobiles.
Tous vos comptes de messagerie ne sont pas regroupés sur une seule interface
Vous avez probablement plusieurs adresses mails : une adresse email personnelle, une adresse mail professionnelle nominative et une adresse générique type « contact », etc. Ayez une visibilité de toutes ces adresses sur une seule interface sans vous connecter/déconnecter/reconnecter à vos adresses une à une.
Votre boîte de réception n’est pas accessible partout, tout le temps !
Vous vous déplacez souvent et vous souhaitez optimiser vos temps de transport pour avancer dans vos travaux ? Un service de messagerie professionnelle vous permet d’avoir accès de manière sécurisée à votre boîte mail, d’anticiper leur rédaction et vos courriers seront envoyés dès qu’une connexion internet sera retrouvée.
2- Changement de messagerie : halte aux idées reçues !
Choisir un nouveau service de messagerie qui corresponde mieux à vos besoins amène parfois à soulever certaines appréhensions. La plupart des utilisateurs se demandent surtout s’ils vont pouvoir garder et travailler sur leurs données existantes.
On peut dire adieu aux messages reçus… Faux !
La plupart du temps, les adresses mails professionnelles se rattachent à un nom de domaine. Ainsi, même si vous procédez à un changement de fournisseur de messagerie, vous pouvez garder votre adresse mail professionnelle habituelle. Ce qui fait que vos contacts peuvent vous joindre et vous envoyer des messages à la même adresse.
Il n’y a pas non plus de risque de perdre des emails entrants au cours ou à la suite du transfert. D’ailleurs, le système d’envoi et de réception de courriers électronique est conçu de manière à éviter toute perte.
Il va falloir jongler avec deux comptes email… Faux !
L’historique est une partie importante de l’utilisation d’un service de messagerie, d’où l’importance de se demander si le fait de changer de boîte mail va obliger l’utilisateur à consulter à la fois l’ancienne et la nouvelle simultanément. En fonction du logiciel ou du service de messagerie, ce cas de figure ne devrait pas se présenter.
En effet, les clients de messagerie de type Mail ou Thunderbird stockent directement les courriers pour ne pas avoir à utiliser deux boîtes mails à la fois tandis que les utilisateurs d’un webmail peuvent créer un compte externe dans la nouvelle boîte afin d’y synchroniser les messages de la boîte précédente via le protocole IMAP.
Il va falloir du temps pour retrouver tous les contacts…Faux !
L’exportation d’une base de contacts au format CSV (sauvegarde des données en texte brut dans un format de tableur) nécessite une démarche assez simple. Généralement, le logiciel ou le service de messagerie guide pas à pas dans la configuration de l’exportation et l’importation de la base de contacts.
3- Quelles sont les étapes pour une migration de messagerie mail réussie ?
Il existe divers scénarios de migration possibles mais nous allons prendre comme exemple la migration d’un système de messagerie de l’entreprise vers Exchange (on-premise ou dans le Cloud Office 365). C’est un projet qui doit être planifié et préparé soigneusement. Pour la réussir, il faut respecter chaque étape et établir un plan précis du projet.
Alors, comment concevoir et planifier le projet de migration vers votre nouvelle messagerie mail professionnelle ?
Etape 1 : Délimiter le projet
Il n’est pas possible de passer à la migration proprement dite sans avoir préalablement défini tout ce que le projet implique. Il faut connaître toutes les ressources à disposition, celles qui seront nécessaires et le temps requis pour mener le projet à son terme. Pour ce faire, il faut compter sur le travail d’équipe, en créant des groupes de travail issus de divers milieux d’expertise afin d’éviter toute omission ou négligence.
Il faut aussi réunir une équipe de projet de migration pour détailler le projet et décrire l’ensemble des ressources requises. La prochaine étape consiste à examiner et comprendre l’infrastructure de messagerie de l’entreprise et déterminer les exigences supplémentaires du système à prévoir pour effectuer la migration.
Une fois l’évaluation effectuée, il faut passer à la planification en répondant à quelques questions spécifiques concernant les besoins de l’entreprise, les besoins de stockage, la quantité de données à injecter dans le nouveau système Microsoft, les données nécessaires à la migration, les différentes contraintes légales, les politiques de rétention de courriel, la solution d’archivage envisagée, …
Le troisième point consiste à concevoir le système Exchange en détaillant le routage des messages, l’accès à la messagerie ainsi que le stockage des courriels. Grâce aux informations recueillies par le via l’évaluation de ressources, il est possible de planifier la nouvelle infrastructure et d’acquérir les logiciels requis.
Etape 2 : Archiver les données au sein du système existant
Il est nécessaire de préparer le système de messagerie existant en vue d’extraire les données et l’archivage. Pour cela il faut installer le matériel informatique, la solution d’archivage ainsi que tous les composants nécessaires sur le système de messagerie actuel. Archiver les données avant la migration permet d’éviter de transférer des données inutiles sur le nouveau système Microsoft.
Ainsi, l’entreprise peut libérer de l’espace de stockage et désengorger son serveur. En fonction des activités, il est même possible d’opter pour un archivage légal et opérationnel en vue de faciliter les audits internes et externes.
Etape 3 : Provisionner les utilisateurs
Avant de faire migrer les données vers le système Microsoft, il faut préalablement provisionner les utilisateurs dans Active Directory, puis les configurer pour le courrier électronique de la nouvelle plateforme de messagerie. Ainsi, les utilisateurs, peuvent accéder à l’ensemble de leurs données messagerie une fois la migration effectuée.
Etape 4 : Déployer le client
Pour cela, il faut préparer le système Exchange de l’entreprise avec l’installation du matériel et des logiciels nécessaires ainsi que le nouveau connecteur pour Exchange et Outlook WebApp et/ou un complément Outlook sur le système.
Ensuite, il faut passer à la validation du système, au développement du serveur et l’exécution des tests de capacité et du client. Une fois tous les tests effectués, le système Exchange peut être configuré et la procédure de migration initiée.
Etape 5 : Injecter les données
Après la création des comptes Exchange et l’activation du système de messagerie, on peut passer à l’injection des données archivées dans le système Microsoft. Cela dépend généralement de la stratégie de rétention de l’entreprise.
Etape 6 : Passer vers Exchange / Office 365
Avant de passer vers la nouvelle solution, il est nécessaire de procéder à un archivage final des messages sur le système de messagerie existant, puis procéder à l’injection des données dans le nouveau système et valider le nouveau système. L’activation ne doit être faite que lorsque tous les composants du système d’échange fonctionnent correctement. Il sera nécessaire de rediriger les processus internes vers Exchange et y acheminer tous les courriels internet.
Les tâches post-migration
Une fois que la migration vers Microsoft a été effectuée, il reste à finaliser le projet en surveillant le nouveau système et complétant les procédures de validation. Il peut être nécessaire de prévoir une période de formation pour permettre aux utilisateurs de prendre en main le nouveau client de messagerie. Les administrateurs du système peuvent aussi avoir besoin de cette formation pour qu’ils se sentent à l’aise avec le nouveau système ainsi que la solution d’archivage. Une alternative simple consiste à sélectionner les tutos, les vidéos et webinars qui peuvent guider les utilisateurs dans l’utilisation du nouvel outil.
Enfin, il ne faut pas oublier de supprimer et mettre hors service les serveurs d’origine une fois que la migration des boîtes aux lettres du système de messagerie d’origine a été effectuée. Il est également d’usage de supprimer les anciens fichiers et ôter les données clients obsolètes sur les postes de travail des utilisateurs.
Toutes ces étapes et procédures prennent du temps et nécessitent des compétences techniques solides. Pour trouver et installer votre nouveau service de messagerie, n’hésitez pas à solliciter notre entreprise informatique. Nous nous rendrons disponibles pour vous conseiller en fonction de vos attentes et besoins.
Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger notre guide ci-dessous « TPE : professionnalisez vos outils de communication« .
